TIETOSUOJASELOSTE, LAAJENNETTU JÄSEN- JA SIDOSRYHMÄREKISTERISELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) ja tietosuojalaki (1050/2018)

Rekisterin nimi: Jäsen- ja sidosryhmärekisteri

Rekisterinpitäjä
Suomen Tilintarkastajat ry
www.suomentilintarkastajat.fi
Fredrikinkatu 61 A, 00100 Helsinki
Y-tunnus 0221727-0
Puh. 09 7552 2010
toimisto@suomentilintarkastajat.fi 

Yhteyshenkilö:
Jäsenrekisteri: Taina Lehtola
Sidosryhmärekisteri: Minttu Sallinen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Jäsenrekisteri:
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Käsittely perustuu yhdistyslakiin, Suomen Tilintarkastajat ry:n sääntöihin sekä oikeutettuun etuun.

Sidosryhmärekisteri:
Rekisterin tarkoituksena on kerätä Suomen Tilintarkastajat ry:n sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tietoja. Tietoja kerätään, jotta ko. henkilöille voidaan lähettää yhdistyksen uutiskirjeitä, muita tiedotteita tai kutsuja. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Kuvaus rekisterin tietosisällöstä

Jäsenrekisteri:
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:

  • Jäsenten yhteystiedot (kotiosoite, postiosoite, laskutusosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenyystiedot (jäsennumero, jäsenyyden hyväksymis- ja alkamisajankohta, jäsenluokka, suoritetut tutkinnot, syntymäpäivä, sukupuoli, mahdollisen vastuuvakuutuksen alkamisajankohta)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (jäsenetuvalinnat yms.)

Sidosryhmärekisteri:
Rekisteriin kerätään Suomen Tilintarkastajat ry:n asiakkaat, yhteistyökumppanit, mediayhteydet, satunnaiset tilaisuuksiin osallistujat sekä muut sidosryhmät. Rekisteröidyistä kerätään henkilön etunimi ja sukunimi, sähköpostiosoite, titteli, yritys tai työnantaja ja yrityksen tai työnantajan Y-tunnus. Rekisteritietoja voidaan rikastaa esimerkiksi erillisellä kyselyllä seuraavin tiedoin:

  • postiosoite
  • puhelinnumero.

Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteri:
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

Sidosryhmärekisteri:
Uusia yhteystietoja saadaan seuraavista lähteistä:

  • edunvalvonnan tapaamiset
  • uutiskirjeen tilaaminen
  • Profiitti – Talous & tilintarkastus -digilehden tilaaminen
  • ilmoittautuminen erilaisiin tilaisuuksiin 
  • muut mahdolliset yhteydet esim. opettajiin, järjestöihin jne.

Tietojen luovutus ja siirto
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja käyttämilleen alihankkijoille ja muille kolmansille osapuolille, joita rekisterinpitäjä käyttää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisten tehtävien suorittamiseen. Tietoja ei luovuteta EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti. Jäsenyystietojen osalta tämä tarkoittaa pysyväissäilytystä. Sidosryhmärekisterin henkilötietoja säilytetään sidosryhmäsuhteen ja siihen mahdollisesti liittyvien velvoitteiden ajan.

Rekisterin suojaus
Rekisterit ylläpidetään toiminnaohjausjärjestelmässä, johon käyttöoikeudet (tunnukset) on jaettu vain niille työntekijöille, jotka käyttävät työssään kyseistä järjestelmää. Toiminnaohjausjärjestelmässä rekisteritiedot säilytetään palveluntarjojan omassa konesalissa Suomessa. Vain tietyillä yrityksen henkilöillä on pääsy konesalin rekisteritietoihin.

Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.

Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.

Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin ja sidosryhmärekisteriin tai ettei rekistereissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.

Rekisteritietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Katso myös: