TIETOSUOJASELOSTE, LAAJENNETTU JÄSEN- JA SIDOSRYHMÄREKISTERISELOSTE
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) ja tietosuojalaki (1050/2018)
Rekisterin nimi: Jäsen- ja sidosryhmärekisteri
Rekisterinpitäjä
Suomen Tilintarkastajat ry
www.suomentilintarkastajat.fi
Fredrikinkatu 61 A, 00100 Helsinki
Y-tunnus 0221727-0
Puh. 09 7552 2010
toimisto@suomentilintarkastajat.fi
Yhteyshenkilö:
Jäsenrekisteri: Taina Lehtola
Sidosryhmärekisteri: Sarianna Toivonen
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus
Jäsenrekisteri:
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain
(503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten
tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden
hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja,
joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Käsittely perustuu yhdistyslakiin,
Suomen Tilintarkastajat ry:n sääntöihin sekä oikeutettuun etuun.
Sidosryhmärekisteri:
Rekisterin tarkoituksena on kerätä Suomen Tilintarkastajat ry:n sidosryhmiin
kuuluvien henkilöiden tietoja. Tietoja kerätään, jotta ko. henkilöille voidaan
lähettää yhdistyksen uutiskirjeitä, muita tiedotteita tai kutsuja. Tiedoista
voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista
tunnistaa. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
Kuvaus rekisterin tietosisällöstä
Jäsenrekisteri:
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n
vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja
kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
- Jäsenten yhteystiedot (kotiosoite, postiosoite, laskutusosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenyystiedot (jäsennumero, jäsenyyden hyväksymis- ja alkamisajankohta, jäsenluokka, suoritetut tutkinnot, syntymäpäivä, sukupuoli, mahdollisen vastuuvakuutuksen alkamisajankohta)
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
- Lisätiedot (jäsenetuvalinnat yms.)
Sidosryhmärekisteri:
Rekisteriin kerätään Suomen Tilintarkastajat ry:n asiakkaat,
yhteistyökumppanit, mediayhteydet, satunnaiset tilaisuuksiin osallistujat sekä
muut sidosryhmät. Rekisteröidyistä kerätään henkilön etunimi ja sukunimi,
sähköpostiosoite, titteli, yritys tai työnantaja ja yrityksen tai työnantajan
Y-tunnus. Rekisteritietoja voidaan rikastaa esimerkiksi erillisellä kyselyllä
seuraavin tiedoin:
- postiosoite
- puhelinnumero.
Rekisterin tietolähteet
Jäsenrekisteri:
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai
jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.
Sidosryhmärekisteri:
Uusia yhteystietoja saadaan seuraavista lähteistä:
- edunvalvonnan tapaamiset
- uutiskirjeen tilaaminen
- Profiitti – Talous & tilintarkastus -digilehden tilaaminen
- ilmoittautuminen erilaisiin tilaisuuksiin
- muut mahdolliset yhteydet esim. opettajiin, järjestöihin jne.
Tietojen
luovutus ja siirto
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja käyttämilleen alihankkijoille ja
muille kolmansille osapuolille, joita rekisterinpitäjä käyttää rekisterin
käyttötarkoituksen mukaisten tehtävien suorittamiseen. Tietoja ei luovuteta
EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietojen
säilytys
Henkilötietoja säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti.
Jäsenyystietojen osalta tämä tarkoittaa pysyväissäilytystä.
Sidosryhmärekisterin henkilötietoja säilytetään sidosryhmäsuhteen ja siihen
mahdollisesti liittyvien velvoitteiden ajan.
Rekisterin
suojaus
Rekisterit ylläpidetään toiminnaohjausjärjestelmässä, johon käyttöoikeudet
(tunnukset) on jaettu vain niille työntekijöille, jotka käyttävät työssään
kyseistä järjestelmää. Toiminnaohjausjärjestelmässä rekisteritiedot säilytetään
palveluntarjojan omassa konesalissa Suomessa. Vain tietyillä yrityksen
henkilöillä on pääsy konesalin rekisteritietoihin.
Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.
Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.
Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa, mitä tietoja hänestä on merkitty
yhdistyksen jäsenrekisteriin ja sidosryhmärekisteriin tai ettei rekistereissä
ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä
kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan
myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa
osoitteessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluttua
pyynnön esittämisestä.
Rekisteritietojen
korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai
rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä
rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton,
puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Katso myös: