Yhteisön johdolla on velvollisuuksia muun muassa kirjanpidon ja varojen hoidon, tilinpäätöksen laatimisen ja hyvän hallinnon suhteen, mutta myös tilintarkastukseen liittyen. Johdon velvollisuus on huolehtia muun muassa, että yhteisölle valitaan tilintarkastaja, ja että tämä pystyy tekemään työnsä hyvin.
Kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto
Yhteisön toiminta pitää järjestää siten, että kirjanpitoa ja varoja hoidetaan hyvin, lakisääteiset kokoukset pidetään ja päätökset kirjataan pöytäkirjaan. Näiden asioiden hoitaminen kuuluu hyvään hallintotapaan ja ovat yhteisön johdon vastuulla.
Johdon on myös laadittava tilikausittain tilinpäätös sekä lain niin vaatiessa toimintakertomus, ja allekirjoitettava ne. Tilinpäätös ja toimintakertomus vahvistetaan yhteisön ylimmän päättävän elimen kokouksessa, kuten yhtiökokouksessa.
Yhtiöiden on rekisteröitävä tilinpäätöksensä ja toimintakertomuksensa PRH:n kaupparekisteriin kahden kuukauden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamisesta. Ilmoitukseen on liitettävä jäljennös tilintarkastuskertomuksesta sekä johdon kirjallinen ilmoitus tilinpäätöksen vahvistamisen päivämäärästä ja yhtiön voittoa koskevasta yhtiökokouksen päätöksestä.
Tilintarkastus
Jos yhteisö on tilintarkastusvelvollinen, sille on valittava tilintarkastaja. Muita tilintarkastukseen liittyviä johdon velvollisuuksia ovat mm. tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja muun tilintarkastuksessa käytettävän aineiston toimittaminen tilintarkastajalle sekä tilintarkastuksen kannalta olennaisten tietojen antaminen tilintarkastajalle.
Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen toimittaminen tilintarkastajalle:
- Osakeyhtiö: tilinpäätös ja toimintakertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään kuukautta ennen yhtiökokousta, jossa ne on tarkoitus vahvistaa.
- Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö: tilinpäätös on annettava tilintarkastajille neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Tilintarkastajan kanssa on hyvä sopia tilintarkastuksen käytännön asioista (linkki 1.3), kuten aikataulusta ja tilintarkastusaineistosta, hyvissä ajoin ennen tilinpäätöksen valmistumista.
Johdon on varattava tilintarkastajalle tilaisuus tehdä tilintarkastus siinä laajuudessa kuin hän katsoo tarpeelliseksi. Tilintarkastajalle on annettava hänen pyytämänsä tiedot, selvitykset ja aineistot. Tämä koskee myös konsernin tytäryhtiöiden johtoa suhteessa emoyhtiön tilintarkastajaan.
Tilintarkastaja pyytää johdolta yleensä myös kirjallisia vahvistuksia ennen tilintarkastuskertomuksen antamista. Lue lisää johdon vahvistuksista tilintarkastajalle.
