Laadunhallintajärjestelmän taustatekijät ja rakenne

Laadunhallinta tilintarkastusyhteisössä -standardi sisältää laadunhallintajärjestelmän perusrakenteen. Lähtökohtaisesti rakenne on samanlainen yhteisön koosta riippumatta, mutta toiminnan laajuus ja monimutkaisuus vaikuttavat kuitenkin järjestelmän suunnitteluun.

Kirjoittaja: Tuula Minkkinen

Artikkeli on osa useamman artikkeli sarjaa, jossa käydään läpi kansainvälisen laadunhallintastandardin ISQM 1 mukaiseen laadunhallintajärjestelmään liittyviä vaatimuksia.

Laadunhallinta tilintarkastusyhteisössä -standardin mukaan tilintarkastajan laadunhallintajärjestelmän tulee sisältää tiettyjä määrättyjä prosesseja ja komponentteja, jotka ovat:

  • Riskienarviointiprosessi
  • Hallinto ja johtaminen
  • Relevantit eettiset vaatimukset
  • Asiakassuhteiden ja yksittäisten toimeksiantojen hyväksyminen ja jatkaminen
  • Toimeksiannon suorittaminen
  • Resurssit
  • Informaatio ja kommunikaatio
  • Seuranta- ja korjaamisprosessi

Lisäksi standardissa on vaatimuksia myös

  • ketjuun kuuluville yhteisöille ketjun vaatimusten ja palveluiden huomioimisesta laadunhallintajärjestelmässä,
  • laadunhallintajärjestelmän dokumentoimisesta sekä
  • laadunhallintajärjestelmän arvioimiseen liittyen.

Riskienarviointiprosessi määrää prosessin, jota tilintarkastusyhteisön täytyy noudattaa ottaessaan käyttöön riskiperusteisen lähestymistavan laadunhallintajärjestelmässään. Artikkelisarjan kolmannessa osassa syvennytään tähän prosessiin tarkemmin.

Hallinto ja johtaminen -komponentti muodostaa laadunhallintajärjestelmää tukevan toimintaympäristön, jossa käsitellään mm. tilintarkastajan toiminnan kulttuuria, johdon vastuuta ja tilivelvollisuutta, organisaatiorakennetta ja resurssien allokointia.

Relevantit eettiset vaatimukset -komponentti käsittelee riippumattomuuteen liittyviä sekä muita eettisiä vaatimuksia suhteessa yhteisöön, sen henkilöstöön ja yhteisön ulkopuolisiin tahoihin.

Asiakassuhteiden ja yksittäisten toimeksiantojen hyväksyminen ja jatkaminen -komponentti sisältää vaatimuksia siitä, millaisia asioita hyväksymis- ja jatkamispäätöksissä tulee huomioida.

Toimeksiannon suorittaminen -komponentti käsittelee toimeksiantojen yhdenmukaista ja laadukasta suorittamista, tiimeihin liittyviä sekä konsultointiin ja mielipide-erojen käsittelyyn liittyviä vaatimuksia.

Resurssit-komponentti käsittelee resurssien hankintaa, kehittämistä, käyttöä ja ylläpitoa. Uudessa standardissa resurssit sisältävät paitsi henkilö-, niin myös teknologiset ja intellektuaaliset resurssit.

Informaatio ja kommunikaatio -komponentissa käsitellään laadunhallintajärjestelmää koskevan tiedon hankintaa, tuottamista ja käyttämistä sekä näiden asioiden viestintää yhteisön sisällä ja ulkopuolisille tahoille.

Seuranta- ja korjaamisprosessi on prosessi, joka on suunniteltu koko laadunhallintajärjestelmän seurantaa varten. Seuranta- ja korjaamisprosessiin tulokset antavat tilintarkastusyhteisön riskienarviointiprosessin kannalta relevanttia informaatiota. Lisäksi prosessin tulokset toimivat pohjana koko laadunhallintajärjestelmän arvioinnille, joka tilintarkastajan tulee jatkossa tehdä vähintään vuosittain.

Laadunhallintastandardit skaalautuvat

Standardi sisältää vaatimuksia, joita on pakollista soveltaa, paitsi jos ne eivät ole tilintarkastajan toiminnassa relevantteja. Esimerkiksi organisaatiorakenteeseen, tiimien ohjaamiseen, valvontaan ja työn läpikäyntiin tai mielipide-erojen käsittelyyn liittyvät vaatimukset eivät ole relevantteja yksin toimivalle tilintarkastajalle, ja tällöin näitä vaatimuksia ei tarvitse huomioida omassa laadunhallintajärjestelmässä.

Skaalautuvuutta sovelletaan siis edellä kuvatun esimerkin mukaan siten, että arvioidaan, ovatko yksittäiset vaatimukset soveltuvia tilintarkastajan omassa toiminnassa. Lisäksi skaalautuvuutta voi soveltaa myös siihen, millä tavalla yksittäinen relevantti vaatimus huomioidaan laadunhallintajärjestelmässä. Esimerkiksi vastaamistoimenpiteet voivat olla vähemmän yksityiskohtaisia silloin, kun tilintarkastajan toiminta on yksinkertaista ja toimeksiannot sekä asiakkaat ovat pieniä ja yksinkertaisia.

Koska tilintarkastajan toiminta, toimeksiannot ja asiakkaat vaikuttavat laadunhallintajärjestelmän rakenteeseen ja sisältöön voimakkaasti, ne kannattaa kuvata ja dokumentoida osaksi laadunhallintajärjestelmää. Nämä ns. taustatekijät voidaan jakaa esimerkiksi seuraaviin kategorioihin:

Taustatekijät toimivat myös osaltaan pohjana laaturiskien tunnistamisessa.

Tilintarkastajan laadunhallintajärjestelmä toimeksiantojen laadun mahdollistajana

Uudistuneiden kansainvälisten laadunhallintastandardien mukaisesti suunniteltu laadunhallintajärjestelmä tulee ottaa käyttöön viimeistään 15.12.2022. Suomen Tilintarkastajat ry julkaisee aiheeseen liittyvän artikkelisarjan, joista koostetaan myöhemmin kattava tiivistelmä apuvälineeksi standardien soveltamisessa. Tiivistelmä julkaistaan yhtä aikaa yhdistyksen laatiman laadunhallintajärjestelmää koskevan mallin kanssa. Malli toimii esimerkkinä yksin toimivan tilintarkastajan laadunhallintajärjestelmästä, mutta myös muut pienemmät tilintarkastustoimijat voivat saada siitä pohjan omalle järjestelmälleen. Malli sekä tiivistelmä julkaistaan 15.11.2022 mennessä.

Lue myös: