Kirjoittaja: Saila Vartia
Standardin mukaan laadunhallintajärjestelmän tavoitteena on, että toimeksiannot suoritetaan ammatillisten standardien ja sovellettavien säädösten ja määräysten vaatimusten mukaisesti. Toinen suoraan standardista tuleva tavoite on, että annetut raportit ovat asianmukaisia. Käytännössä nämä tavoitteet saavutetaan toimeksiannoissa tehtävässä työssä. Toimeksiantotiimit suorittavat tarvittavat toimenpiteet ja dokumentoivat tehdyn työn työpapereihin.
Toimeksiannoissa tehdystä dokumentaatiosta kertyy tietoa myös laadunhallintajärjestelmän seurantaa varten. Laadunhallintajärjestelmässä määritetyillä seurantatoimenpiteillä varmistetaan, että tavoitteet vaatimusten noudattamisesta ja annettujen raporttien asianmukaisuudesta toteutuvat. Toisin sanoen, tarkastellaan, ovatko tiimin toimeksiannossa tekemä työ dokumentoitu ohjeistuksen mukaisesti. Mikäli puutteellisuuksia tunnistetaan, ryhdytään tarvittaviin korjaamistoimenpiteisiin.
Kuluneen vuoden aikana toimeksiantojen suorittamisesta ja erillisistä seurantatoimenpiteistä on syntynyt tietoa järjestelmän toiminnasta. Seuranta- ja korjaamisprosessin osalta on dokumentoitava ainakin seuraavat:
- suoritetut seurantatoiminnot,
- havaintojen arviointi, tunnistetut puutteellisuudet ja näiden juurisyyt,
- puutteellisuuksien korjaavat toimet ja niiden arviointi,
- seurantaa ja korjaamista koskeva viestintä ja
- laadunhallintajärjestelmän arvioinnin osalta perustelut johtopäätöksille.
Seurannan tulokset taas ovat pohja koko järjestelmästä tehtävälle arvioinnille.
Laadunhallintajärjestelmän arvioiminen
Ladunhallintajärjestelmästä tulee tehdä arviointi vähintään vuosittain. Arvioinnin perusteella tehdään johtopäätös, antaako laadunhallintajärjestelmä kohtuullisen varmuuden tavoitteiden saavuttamisesta. Arviointi perustuu vuoden aikana toteutetun seurannan tuloksiin. ISQM 1 –standardi on ollut voimassa yli vuoden, joten ensimmäiset arvioinnit on nyt pitänyt tehdä.
Laadunhallintajärjestelmät ovat myös jatkossa valvonnan kohteena
PRH toteutti valvontaa yhteisöjen laadunhallintajärjestelmiin kuluneen syksyn aikana. Läpikäynneissä keskityttiin laadunhallintajärjestelmän kuvauksiin ja arvioitiin laadunhallintajärjestelmän osaamista ja soveltamista yhteisöissä. Seuraavassa vaiheessa valvoja edellyttänee, että laadunhallintajärjestelmän mukaista dokumentaatiota kuvattujen toimenpiteiden käyttöönotoista ja dokumentaatiota yhteisön itsensä suorittamasta seurannasta sekä arvioinnista löytyy. Oletettavaa on, että PRH:n suorittamiin toimeksiantokohtaisiin laaduntarkastuksiin sisältyy jatkossa aina myös laadunhallintajärjestelmän arviointia jollain tasolla.
Olitko mukana PRH:n suorittamassa laaduntarkastuksessa liittyen laadunhallintajärjestelmiin? Otamme mielellämme vastaan kokemuksia kohteina olleilta yhteisöltä. Saatujen kokemusten perusteella keräämme tietoa siitä, millaista lisäohjeistusta laadunhallintajärjestelmästä tilintarkastajat vielä tarvitsevat.
Ota yhteyttä tilintarkastusasiantuntija Saila Vartiaan, saila.vartia@tilintarkastajat.fi.
Esimerkkejä ja vinkkejä
IFAC julkaisee 3-osaisen sarjan, jossa on käytännön esimerkkejä ja vinkkejä ISQM –standardien soveltamiseen pienissä yhteisöissä. Sarjan ensimmäisessä osassa on käsitelty keskeisiä muutoksia aiempiin laatustandardeihin verrattuna sekä käytännön esimerkkejä suunnitteluun, laatutavoitteiden asettamiseen ja riskienarviointiin liittyen. Toisessa osassa on kuvattu standardien käyttöönottoon liittyviä asioita. Viimeinen osa tulee käsittelemään laadunhallintajärjestelmän seurantaa ja korjaamistoimenpiteitä. Sarjan 2 ensimmäistä osaa on julkaistu. Kolmannen osan julkaisu on aikataulutettu vuoden 2023 loppuun.
Hyödyllisiä linkkejä:
