Kirjoittaja: Riitta Laine
Tilintarkastukseen kuuluu hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastaminen. Varsinaiset tarkastustoimenpiteet eivät kuitenkaan ole koko tilintarkastus, vaan siihen kuuluu myös muita tehtäviä ja vaiheita. Tällaisia ovat muun muassa asiakashyväksyntään ja toimeksiantosuhteen jatkamiseen liittyvät arviot ja tehtävät, kommunikoimiseen liittyvät asiat sekä kaiken tämän riittävä dokumentoiminen. Tilintarkastajat sanovatkin, että ”Mitä ei ole dokumentoitu, sitä ei ole tehty”.
Miksi dokumentoidaan?
Huolellisesta ja riittävästä dokumentoimisesta on monia käytännön hyötyjä. Se muun muassa
- auttaa tarkastuksen suunnittelussa ja suorittamisessa
- auttaa tilintarkastajaa valvomaan ja ohjaamaan tilintarkastustiiminsä työtä
- helpottaa hankitun evidenssin ja tehtyjen johtopäätösten tehokasta läpikäyntiä ja arviointia ennen kertomuksen antamista
- auttaa parantamaan tarkastuksen laatua
- pitää tallessa asioita, mikä helpottaa asiakaskommunikaatiota, kyseiseen asiaan palaamista myöhemmässä vaiheessa tarkastusta sekä myös seuraavien tilikausien tarkastuksen suunnittelua, sekä
- mahdollistaa jälkikäteen suoritettavan laadunvalvonnan (sisäisen ja ulkoisen).
ISA-standardit ohjaavat tilintarkastusta ja sen dokumentoimista. Yleiset vaatimukset dokumentoinnista löytyvät ISA 230 -standardista sekä LCE-ISA-standardin osasta 2.4. Dokumentoimista koskevia yksityiskohtaisempia vaatimuksia on myös muissa ISA-standardeissa ja LCE-ISA-standardin osissa.
Millä dokumentoidaan?
Dokumentoinnin tapaan vaikuttavat muun muassa asiakkaan toiminnan monimutkaisuus, tarkastajan työnantajan antamat ohjeet ja työvälineet, tarkastustiimin koko ja käytetty tarkastusteknologia. Dokumentointi voi olla paperista tai sähköistä, ja sähköiset työkalut vaihtelevat yksinkertaisista muistilistoista monimutkaisiin ohjelmistoihin.
Tilintarkastuksen laatu ei riipu siitä, miten dokumentointi tapahtuu, mutta hyvä työkalu tukee sekä tarkastustoimenpiteissä että työn dokumentoimisessa. Se myös auttaa suuntaamaan tarkastusta olennaisiin asioihin – riskiarviot ja olennaisuus huomioiden. Työkalu on aina kuitenkin vain suuntaa antava – ammattitaito ja harkinta löytyvät tilintarkastajalta itseltään!
Mitä dokumentoidaan?
Tilintarkastajan tulee dokumentoida koko tilintarkastusprosessi asiakashyväksynnästä tarkastuskertomuksen antamiseen. Tähän sisältyy myös hankittu evidenssi eli se tieto, johon tilintarkastaja perustaa johtopäätöksensä tilinpäätöksen oikeellisuudesta sekä antamansa tilintarkastuskertomuksen. Dokumentoitava evidenssi on yleensä asiakkaan, tilintarkastajan ja/tai kolmannen osapuolen laatimia laskelmia ja aineistoa, kuten laskuja, sopimuksia tai vahvistuksia.
Dokumentaation on osoitettava, että tarkastus on suoritettu hyvän tilintarkastustavan mukaisesti, ja siitä pitää näkyä tarkastuksen punainen lanka – riskiarviosta tarkastukseen ja havainnoista raportointiin.
Milloin dokumentoidaan?
Dokumentointia kannattaa tehdä jo tarkastuksen aikana, koska jälkikäteen laadittu dokumentaatio on usein epätarkkaa. Tilintarkastuskansio tulee sulkea 60 vuorokauden kuluessa tarkastuskertomuksen allekirjoittamisesta.
Tilintarkastajaa koskee tilintarkastuslain mukaan salassapitovelvollisuus, jonka voi rikkoa vain erityistapauksissa. Tilintarkastaja vastaa dokumentaationsa säilyttämisestä tietoturvallisella tavalla.
