Kirjoittaja: Saila Vartia
Julkaisimme marraskuussa 2022 työkirjan ja kaksi esimerkkiä yksin toimivan tilintarkastajan laadunhallintajärjestelmän dokumentoimiseksi ISQM 1-standardin vaatimusten mukaisesti. Tilintarkastajat ovat hyödyntäneet työkirjaa ja esimerkkejä hyvin. Kuitenkin edellytetty kuvausten räätälöiminen oman toiminnan mukaiseksi on saattanut jäädä osittain vaillinaiseksi, josta voi aiheutua puutteellisuus laadunhallintajärjestelmässä.
Laadunhallintajärjestelmässä on puutteellisuus silloin kun laatutavoitteita ei ole asetettu, laaturiski, joka haittaa laatutavoitteen toteutumista jää tunnistamatta tai laaturiskin vastaamistoimenpide ei vähennä riskin toteutumista hyväksyttävällä tasolla.
ST:n työkirjassa laatutavoitteet, laaturiskit ja vastaamistoimenpiteet kuvataan sarakkeissa C-E. Jos yhteisölle on määritelty laatutavoite sarakkeessa C, siihen tunnistettu laaturiski tulee täydentää sarakkeeseen D ja vastaamistoimenpide sarakkeeseen E.
Laadunhallintajärjestelmä tulee räätälöidä vastaamaan yhteisön toimintaa
Laadunhallintajärjestelmä laaditaan riskiperusteisesti. Riskiperusteisen lähestymistavan ydinasia on, että laadunhallintajärjestelmässä huomioidaan tilintarkastusyhteisön luonne ja olosuhteet sekä suoritettavien toimeksiantojen luonteet ja olosuhteet. Jokaisella tilintarkastusyhteisöllä on siten uniikit, juuri sen toimintaa koskevat laatutavoitteet, laaturiskit ja riskien vastaamistoimenpiteet. Näiden seurauksena yhteisön laadunhallintajärjestelmästä muodostuu vain kyseistä yhteisöä kuvaava laadunhallintajärjestelmä.
ST:n esimerkeissä relevantit laatutavoitteet, laaturiskit ja vastaamistoimenpiteet (sarakkeet C-E) on kuvattu esimerkinomaisesti yleisellä tasolla. Yhteisön tulee kuvata asiat omaan toimintaansa perustuen, jolloin kuvaus muuttuu konkreettisemmaksi ja yksityiskohtaisemmaksi. Lukijan pitäisi pystyä kuvauksen perusteella ymmärtämään, mitkä ovat ne varsinaiset toimenpiteet, joita yhteisössä tehdään laaturiskiin vastaamiseksi.
ST:n esimerkit on laadittu yksin toimivalle tilintarkastajalle ja yksintoimivalle tilintarkastajalle, joka käyttää apulaista. Kun yhteisössä työskentelee useampi henkilö, tulee tämä huomioida kuvauksissa.
ST:n esimerkeissä on oletuksena mm., että tilintarkastusyhteisöllä ei ole asiakkaita (kuten säätiöitä tai PIE-yhteisöjä), joihin voisi liittyä rotaatiovaatimusta. Jos tilintarkastusyhteisöllä on yksikin toimeksianto, joissa on rotaatiovaatimuksia, tulee tämä huomioida laatutavoitteissa.
Esimerkki:
Laatutavoite: Noudatamme säätiölain vaatimusta tilintarkastajan perättäisten toimikausien enimmäismäärästä (7 vuotta).
Laaturiski: Säätiön päävastuullisen tilintarkastajan toimikaudet ylittävät säätiölain mukaisen 7 vuoden perättäisen kauden määrän.
Vastaamistoimenpiteet: Säätiömuotoisista asiakkaista on laadittu erillinen seuranta (nimetty tiedosto), jossa lueteltu säätiömuotoiset asiakkaat, päävastuullinen tilintarkastaja, päävastuullisen tilintarkastajan 1. toimikausi ja ajankohta, jolloin 7. toimikausi tulee täyteen. Luettelo säätiöasiakkaista käydään läpi partnereiden kokouksessa Q1 ja Q3, jossa päätetään seuraavan 12 kk aikana toimikausien täyttymisen kommunikointi asiakkaalle. Uudet asiakkaat lisätään seurantaan päävastuullisen tilintarkastajan toimesta toimeksiannon hyväksymisen yhteydessä. Listan täydellisyys todetaan partnereiden kokouksessa.
Vastaamistoimenpide on käyttöönotettu toimintaperiaate tai menettelytapa
Laaturiskiin vastataan toimenpiteillä. Vain käyttöönotetut toimintaperiaatteet tai menettelytavat vastaavat laaturiskiin. Kannattaa tarkistaa, että laadunhallintajärjestelmä kuvaa tilintarkastusyhteisössä käytössä olevia toimia tällä hetkellä, eikä oletettuja toimia tai suunniteltua tulevaisuutta.
Hyvä vastaamistoimenpiteen kuvaus on sellainen, jonka luettuaan ymmärtää, mikä konkreettinen toimi on kyseessä: kuka tekee, mitä tehdään, milloin tehdään ja mistä sen toteutuminen on jälkikäteen todennettavissa tai miten toteutumisesta varmistutaan. Jos kuvauksia pystytään tekemään vain yleisellä tasolla, voi se indikoida, että laaturiskien vastaamistoimenpiteet eivät ole tehokkaita.
ST:n työkirjassa vastaamistoimenpiteet dokumentoidaan sarakkeessa E ”Vastaamistoimenpiteeni”. Yleensä on tarpeen antaa täydentäviä tietoja ”Kommenttini” -kohdassa. Vastaamistoimenpiteen kuvauksessa voi viitata laadunhallintajärjestelmän ulkopuoliseen ohjeistukseen.
Esimerkki:
ST:n esimerkissä kuvaus ”Tarkastusprosessiin (työkalussa) luon tsekkauslistan läpikäyntiä varten…” täydennettynä oman toiminnan mukaiseksi voisi kuulostaa: ”Minulla on käytössä yhteisömuotoon perustuvat tsekkilistat (nimetään listat: Tsekkilista 1 Oy, Tsekkilista 2 AsOy/KOy jne…), joita täydennän tilintarkastusprosessin aikana. Ennen tilintarkastuskertomuksen antamista varmistan, että tsekkilista on kokonaan täydennetty. Tsekkilista tallennetaan tilintarkastuskansioon. Tarkastan tsekkilistan ajantasaisuuden säännöllisesti ja muutostiedot dokumentoin tsekkilistaan merkitsemällä muutospäivän ja kuvauksen tehdystä muutoksista.
Laatutavoitteiden asettamisessa huomioitava yhteisön luonne ja olosuhteet
ISQM 1 -standardissa määritetyt laatutavoitteet soveltuvat pääsääntöisesti jokaiseen tilintarkastusyhteisöön. Laatutavoite tulee kuitenkin jättää pois, jos se ei sovellu tilintarkastusyhteisön toimintaan. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
- osa henkilöstöresursseihin liittyvistä laatutavoitteista, silloin kun on kyseessä yksittäinen tilintarkastaja
- palveluntuottajiin liittyvät laatutavoitteet, silloin kun ei käytetä ulkopuolisia palveluntuottajia
- ketjun vaatimukset tai palvelut, silloin kun tilintarkastusyhteisö ei kuulu ketjuun.
Standardin edellyttämien laatutavoitteiden lisäksi tilintarkastusyhteisön on asetettava myös muut mahdolliset laatutavoitteet, joita se katsoo tarpeelliseksi. Tällaisia vaatimuksia voisi olla esimerkiksi rotaatiovaatimukset, rahanpesulaista tai tietosuojalainsäädännöstä tulevat vaatimukset.
ST:n esimerkeissä on oletettu, että toimintaan ei liity muita lisälaatutavoitteita kuin tilintarkastuslaista, tietosuojalaista ja rahanpesulaista tulevat vaatimukset.
Tilintarkastusyhteisön koon kasvaessa toimintamuodot ja sisäiset toimintaohjeet yleensä lisääntyvät. Tilintarkastusyhteisön sisäisillä toimintaohjeilla usein vastataan laaturiskeihin. On hyvä verrata, onko kaikki tarpeelliset sisäiset ohjeet huomioitu laadunhallintajärjestelmän vastaamistoimenpiteissä. ST:n työkirjassa on taulukoiden lopussa kohdat lisälaatutavoitteiden dokumentoimiselle.
Esimerkeissä ei ole huomioitu ketjuun kuuluvan yhteisön lisälaatuvaatimuksia. Jos yhteisö kuuluu ketjuun, tulee ketjun edellyttämät laatutavoitteet lisätä laadunhallintajärjestelmään.
Esimerkeissä on oletettu, että ulkopuolisia palveluntuottajia, kuten alihankkijoita ei ole käytössä. Jos yhteisöllä on käytössä ulkopuolisia palveluntuottajia, laadunhallintajärjestelmään tulee lisätä niitä koskevat laatutavoitteet, laaturiskit ja vastaamistoimenpiteet.
Pienyrityshelpotusten soveltuvuus tarkistettava
Tilintarkastuslaissa (TTL 4 luku 12 §) on useita vaatimuksia tilintarkastajan toiminnan järjestämiseen liittyen. Tilintarkastajille, joiden asiakaskunta muodostuu vain mikro- ja pienyrityksistä, on säädetty helpotuksia. Jos yhteisöllä on asiakkaana yksikin yritys, joka ylittää pienyrityksen määritelmän, ei TTL 4 luvun 12 § 2 momentin mukaisia helpotuksia voi soveltaa. Siinä tapauksessa tilintarkastajan tulee noudattaa kaikkia TTL 4 luku 12 §:n mukaisia toiminnan järjestämiseen kuuluvia velvoitteita ja ne tulee sisällyttää laadunhallintajärjestelmään.
ST:n esimerkeissä on oletuksena, että pienyrityshelpotukset soveltuvat. Mikäli yhteisöllä on yksikin asiakas, joka ylittää pienyrityksen määritelmän, täytyy varmistaa, että laadunhallintajärjestelmä täyttää myös TTL vaatimukset, esimerkiksi palkitsemiseen liittyvien periaatteiden kuvaus.
Pienyrityshelpotuksiin on viitattu ST:n esimerkeissä mm. seuraavissa osioissa: Perustiedot ja tavoitteet, Käsityksen muodostaminen, Riskienarviointiprosessi, Informaatio ja kommunikaatio, Seuranta ja korjaamisprosessi ja LHJ-arviointi.
Dokumentaatio todentaa ISQM 1 –standardin noudattamisen
Laadunhallintajärjestelmä on laatutavoitteiden, laaturiskien ja vastaamistoimenpiteiden kuvaamisen lisäksi jatkuvaa seurantaa siitä, että riskien vastaamistoimenpiteet ovat käytössä ja ne ovat riittävän tehokkaita alentamaan laaturiskien toteutumista. Standardi edellyttää dokumentoitua evidenssiä suoritetuista seurantatoimenpiteistä.
Dokumentaation muoto, sisältö ja laajuus vaihtelevat yhteisöjen luonteiden ja olosuhteiden mukaisesti. Dokumentaatio muodostuu esimerkiksi ohjeistuksista, tarkastuslistoista tai toimeksiantojen työpapereissa olevista työvaiheista sekä sen testaamisesta että ohjeita, tarkastuslistoja ja työpapereiden työvaiheita noudatetaan.
Laadunhallintatyökirjan vinkit, osa 1 ja 2
Tässä kaksiosaisessa juttusarjassa annamme vinkkejä ST:n laadunhallintatyökirjan käyttäjille. Ensimmäisessä osassa kerromme vinkkejä laatutavoitteiden asettamiseen, laaturiskien tunnistamiseen ja vastaamistoimenpiteiden suunnitteluun liittyen. Toisessa osassa kerromme vinkkejä laadunhallintajärjestelmän seuranta- ja korjaamisprosessiin sekä dokumentaatiovaatimuksiin liittyen. Toinen osa julkaistaan loppukesästä 2024.
Lue lisää aiheesta:
