Artikkeli on julkaistu alun perin Kiinteistölehdessä 1/2018.
Lehdissä on ollut useita artikkeleita asunto-osakeyhtiöiden isännöitsijöiden tekemistä kavalluksista tai muista väärinkäytöksistä. Taloyhtiöitä oli vuoden 2016 lopussa yli 80 000, joten mukaan mahtuu myös epärehellisyyttä.
Kirjoittaja: Risto Ruuska | Kuva: Aki Rask
Väärinkäytöksen riskiä on mahdollisuus pienentää valitsemalla yhtiölle auktorisoitu tilintarkastaja. Hän huomioi väärinkäytöksen riskin. Ensisijainen vastuu isännöitsijän väärinkäytösten estämisessä asunto-osakeyhtiössä on kuitenkin yhtiön hallituksella.
Tilintarkastajan on säilytettävä ammatillinen skeptisyys asunto-osakeyhtiön tilintarkastusta suorittaessaan. Hänen on pidettävä väärinkäytöksen mahdollisuus mielessään, vaikka isännöitsijä vaikuttaisikin tilintarkastajan aiemman kokemuksen perusteella rehelliseltä ja vilpittömältä.
Tilintarkastaja ottaa huomioon väärinkäytöksen riskin tilintarkastusta suunnitellessaan ja suorittaessaan. Tilintarkastajan on ammatillisen harkintansa perusteella tehtävä tarkastustoimenpiteitä, joilla vastataan arvioituihin väärinkäytöksestä johtuviin riskeihin.
Riski määrittää laajuuden
Tilintarkastustoimenpiteiden laajuus määräytyy sen mukaan, kuinka suureksi väärinkäytöksestä johtuvan virheellisyyden riski arvioidaan tilintarkastusta suunniteltaessa. Toimenpiteet vaihtelevat tapauskohtaisesti luonteeltaan, ajoitukseltaan ja laajuudeltaan. Tilintarkastustoimenpiteiden valintaan on tärkeää sisällyttää ennalta-arvaamattomuutta. Se voi tarkoittaa esimerkiksi aineistotarkastustoimenpiteiden kohdistamista sellaisten kirjanpidon tilien saldoihin, jotka eivät tavallisesti ole tarkastuksen kohteena.
Keskeinen tilintarkastajan riskianalyysissä huomioonotettava seikka on niin sanottu vaarallinen työyhdistelmä. Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kirjanpitoon osallistuvalla henkilöllä on myös tilinkäyttöoikeus maksujen hoitamiseksi. Asunto-osakeyhtiöissä on tavanomaista, että isännöintitoimisto hoitaa asunto-osakeyhtiön puolesta sekä isännöinnin, kirjanpidon että maksuliikenteen. Vaarallinen työyhdistelmä syntyy, kun tilitapahtumien hyväksyminen, kirjaaminen ja varojen hoitaminen on keskitetty samalle henkilölle. Vaarallinen työyhdistelmä mahdollistaa väärinkäytökset, kuten kavallukset.
Havaittu epäselvyys on tutkittava
Tilintarkastajalla on lähtökohtaisesti oikeus pitää hänelle tilintarkastuksen yhteydessä esitettyjä asiakirjoja aitoina. Epäily asiakirjan aitoudesta tai isännöitsijältä saatu epäjohdonmukainen vastaus esitettyyn tiedusteluun edellyttävät kuitenkin lisää tutkimusta.
Tilintarkastuksessa havaitun epäselvyyden johdosta tilintarkastaja voi esimerkiksi tarkastaa tositteista, että kirjanpitoon kirjatut laskut on osoitettu kyseiselle yhtiölle. Samalla voidaan tarkastaa, että laskuille on aiheellinen peruste, laskun summa vaikuttaa järkevältä ja lasku on hyväksytty asianmukaisesti. Yhtiön maksuliikenteen osalta voidaan käydä läpi, onko laskut todella maksettu palveluja tuottavien tahojen ilmoittamille pankkitileille.
Tilintarkastajan on tarvittaessa muutettava aikaisempaa riskianalyysiaan havaittujen epäselvyyksien tai epäjohdonmukaisuuksien perusteella ja tehtävä lisää tarkastusta.
Isännöintisopimusta pitää noudattaa
Tilintarkastaja voi verrata isännöintisopimuksessa sovittuja isännöintipalkkioita ja isännöitsijän erillisveloitusperusteita todellisiin isännöinnin kustannuksiin tilikaudella. Isompien hankkeiden kohdalla tilintarkastaja voi tarkastaa hallituksen (tai yhtiökokouksen) päätökset isännöitsijälle mahdollisesti maksettavan erillispalkkion suuruudesta ja tarkastaa, onko päätöksiä noudatettu.
Lisäksi tilintarkastaja voi tarkastaa, että suuren hankkeen toteuttamiseen liittyvä isännöitsijän erillispalkkio näkyy hankelaskelmalla omana rivinään. Näin esitettynä erillispalkkio tulee käsiteltyä yhtiökokouksessa, kun hanke on valmistunut ja hankeosuuslaskelma esitetään osana tilinpäätöstä.
Väärinkäytösten etsiminen ja paljastaminen ei ole tilintarkastajan ensisijainen tehtävä. Tilintarkastajan valinnalla on kuitenkin väärinkäytöksiä ennalta ehkäisevä ”rokotevaikutus”. Tieto tilintarkastajasta ja kiinnijäämisen riskin kasvu vähentävät isännöitsijän houkutusta käyttää taloyhtiön varoja omiin tarkoituksiin. Siksi myös pienissä taloyhtiöissä, kuten rivitaloissa, arvostetaan ammattitilintarkastajan työtä ja halutaan tilintarkastaja tarkastamaan tilinpäätösten oikeellisuus sekä yhtiön vastuuvelvollisten toimijoiden toimintaa.
– Risto Ruuska, johtava asiantuntija, Suomen Tilintarkastajat ry
