Keitä vaatimus digitaalisesta tilinpäätöksestä koskee?

Kirjoittaja: Riitta Laine

Edellisissä digikoulun osissa 1-2 käsiteltiin tilinpäätöksen digitaalisuutta, rakenteisuutta, merkitsemistä sekä merkitsemistä ohjaavia taksonomioita. Vaatimukset digitaaliselle tilinpäätökselle tulevat kirjanpitolaista, mutta keitä ne koskevat ja mistä lähtien?

Kestävyysraportointia koskevat EU-direktiivin vaatimukset implementoitiin kirjanpitolakiin, tilintarkastuslakiin ja muihin lakeihin 31.12.2023. Samalla direktiivissä tarkoitettu digitaalisuusvaatimus toimintakertomukseen sisällytettävälle kestävyysraportille ulotettiin myös tilinpäätökseen, jotta näitä asiakirjoja voisi käsitellä ja hyödyntää samalla tavalla koneellisesti. Digitaalisuusvaatimuksia tuli myös tilintarkastajien raporteille.

Digitaalista muotoa koskevat määräykset löytyvät kirjanpitolain luvusta 7 pykälistä 22-25. Käytännössä uudet digitaalisuusvaatimukset tarkoittavat, että asiakirjat laaditaan niin, että ne pystytään toimittamaan rekisteröitäväksi PRH:lle määrätyssä muodossa.

Digitaalisuusvaatimukset koskevat vain kestävyysraportointiyrityksiä

Vaatimus digitaalisesta tilinpäätöksestä, toimintakertomuksesta sekä tilintarkastajan raporteista koskevat siis niitä yhtiöitä, jotka ovat kirjanpitolain mukaan velvollisia laatimaan ja julkaisemaan kestävyysraportin. Soveltamisalassa (KPL 7:1 §) mainitaan osakeyhtiöiden ja osuuskuntien lisäksi myös luottolaitokset, vakuutusyhtiöt, eläkesäätiöt ja eläkekassat.

Lisäksi on hyvä muistaa, että listayhtiöitä koskevia EU:sta annettuja digitaalisuusvaatimuksia on ollut olemassa jo vuodesta 2021 alkaen. Ne on implementoitu arvopaperimarkkinalakiin (ns. ESEF-vaatimukset). ESEF-vaatimukset koskevat myös mikrokokoisia listayhtiöitä, jotka eivät ole kestävyysraportointivelvollisia ja joiden ei siksi tarvitse noudattaa kirjanpitolain digitaalisuusvaatimuksia.

Kirjanpitolain vaatimukset digitaalisesta raportoinnista eivät siis koske sellaisia yhtiöitä, jotka eivät ole kestävyysraportointiyrityksiä. Osakeyhtiöt voivat kuitenkin vapaaehtoisesti toimittaa tilinpäätöksensä digitaalisina ja rakenteisina kaupparekisteriin jo nyt – tietyin ehdoin.

Digitaalisuusvaatimukset tulevat voimaan portaittain

Kestävyysraportointivelvollisia yrityksiä ja osuuskuntia koskevat digitaaliseen raportointiin liittyvät velvollisuudet tulevat voimaan samassa aikataulussa kuin kestävyysraportointivelvoite. Tämä tarkoittaa sitä, että

• 1 päivänä tammikuuta 2024 ja sen jälkeen alkavilta tilikausilta digitaalisesti PRH:lle raportoivat yleisen edun kannalta merkittävät yhteisöt, jotka ovat suuryrityksiä ja joilla on keskimäärin 500 työntekijää tilikauden aikana, sekä suurkonsernin emoyritykset, kun konsernissa on keskimäärin 500 työntekijää tilikauden aikana
• 1 päivänä tammikuuta 2025 ja sen jälkeen alkavilta tilikausilta digitaalisesti PRH:lle raportoivat loputkin suuryritykset ja suurkonsernien emoyritykset
• 1 päivänä tammikuuta 2026 ja sen jälkeen alkavilta tilikausilta digitaalisesti PRH:lle raportoivat pörssilistatut pienyritykset ja keskisuuret yritykset sekä kaikki loput kestävyysraportointivelvolliset.

Digitaalisuus ei välttämättä tarkoita rakenteisuutta

Laissa jätettiin monelta osin avoimeksi se, mitä digitaalisuus tarkemmin ottaen tarkoittaa kunkin digitaalisesti raportoitavan asiakirjan osalta. Kuten digikoulun osassa 1 kerrottiin, voidaan sillä tarkoittaa esimerkiksi XHTML-muotoisuutta. Rakenteisuudella taas voidaan tarkoittaa esimerkiksi XBRL-merkeillä merkitsemistä.

Seuraavassa taulukossa esitetään, missä muodossa ei-listattujen ja pörssilistattujen yritysten on tilinpäätöksensä laadittava ja miten se pitää merkitä.

PRH laatii parhaillaan päätöstä ja tarkempia ohjeita kestävyysraportointiyrityksen tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, kestävyysraportin ja tilintarkastajan raporttien ilmoittamisesta rekisteröitäväksi digitaalisessa muodossa. Vaikuttaisi siltä, että ensi vaiheessa edellytetään XHTML-muotoisuutta ilman XBRL-merkintöjä. Lopullinen päätös ei kuitenkaan vielä ole valmis.

Tilintarkastajien digivaatimukset seuraavat raportoijia

Tilintarkastajien raporttien digitaalisuusvaatimukset koskevat vain kestävyysraportoijien tilintarkastajia ja tulevat voimaan kestävyysraportoinnin kanssa samaan tahtiin. Tilintarkastuskertomusta, varmennuskertomusta kestävyysraportista sekä ESEF-tilinpäätöksestä annettavan varmennusraportin muotomääräykset tulevat PRH:lta.

Tilintarkastajan digitaalisista raporteista kerrotaan lisää digikoulun seuraavassa osassa.

Lue lisää

• Tilkkarin digikoulu, osa 1: Mitä digitaalinen tilinpäätös tarkoittaa?
• Tilkkarin digikoulu, osa 2: Mitä ovat tilinpäätöstaksonomiat?