Kirjoittaja: Riitta Laine
Viimeisimmässä kirjanpitolain muutoksessa 31.12.2023 säädettiin ensimmäisen kerran tilinpäätöksen, toimintakertomuksen (sis. kestävyysraportin) ja tilintarkastajan raporttien rekisteröimisestä digitaalisena. Mitä tämä käytännössä tarkoittaa ja keitä vaatimus koskee? Näitä kysymyksiä käsitellään nyt alkavan Tilkkarin digikoulun ensimmäisissä osissa.
Digitaalinen on enemmän kuin PDF
Yritysten tilinpäätökset ja niihin liitettävät asiakirjat, kuten toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus, toimitetaan kaupparekisteriin yleensä pdf-muodossa tai paperisina. Vaikka pdf-tiedosto on sähköinen, se ei ole digitaalinen sillä tavalla kuin laissa tarkoitetaan. Kirjanpitolaissa (7:22-24 §) tilinpäätösasiakirjojen digitaalisella muodolla tarkoitetaan XHTML-muotoa. Lisäksi digitaaliseen muotoon liittyy rakenteisuus, joka voidaan toteuttaa esimerkiksi XBRL-merkkejä käyttäen.
XHTML ja XBRL mahdollistavat konekielisen lukemisen
XHTML (eXtensible Hypertext Markup Language) on verkkosivujen merkintäkieli. Se kertoo selaimelle, miten tieto esitetään verkkosivuilla. XBRL (eXtensible Business Reporting Language) on merkintäkieli, jota käytetään erityisesti taloudellisten tietojen merkitsemiseen eli tägäämiseen XBRL-merkein. Inline XBRL (iXBRL) on laajennus XBRL-kieleen.
Inline XBRL:n avulla XBRL-tieto upotetaan XHTML-sisältöön niin, että sisältö on samalla sekä konekielisesti ja automaattisesti luettavissa ja käsiteltävissä että ihmissilmin luettavaa. Konekielinen käsittely lisää tehokkuutta ja luotettavuutta verrattuna siihen, että pdf- tai paperimuotoiselta tilinpäätökseltä tiedot pitää monesti poimia ja syöttää eteenpäin manuaalisesti.
XBRL-merkit tekevät tilinpäätöksestä rakenteisen
Merkitseminen on yksittäisten tietojen tai tietokokonaisuuksien teknistä määrittelemistä etukäteen laadittujen sääntöjen eli taksonomioiden mukaan. Esimerkiksi liikevaihdolle annettava XBRL-merkki mahdollistaa sen, että luku on koneellisesti mahdollista tunnistaa liikevaihdoksi, näkemättä tilinpäätöksen rivin selitettä ”liikevaihto”. Merkintä kertoo myös muita tietoja, kuten kyseessä olevan kauden ja valuutan. Ao. kuvassa keltainen luku on tägätty ja laatikossa näkyvät tägin tiedot.
Yksittäisten tietojen lisäksi voidaan merkitä myös tietokokonaisuuksia. Esimerkiksi tietylle liitetiedolle voidaan kokonaisuudessaan antaa yksi XBRL-merkki, joka kattaa liitetiedon otsikon, tekstit, luvut, taulukot ja kuvat (ns. block tagging). Myös kokonainen raportti – esimerkiksi toimintakertomus – voisi saada yhden oman XBRL-merkin. Tällöin voidaan konekielisesti tunnistaa, että asiakirja on toimintakertomus, vaikka sen sisältöä ei ole tarkemmin eritelty XBRL-merkeillä.
Merkitsemistä voisi verrata sähköiseen lomakkeeseen ja sen tietokenttiin, joista jokainen on tarkkaan määritelty ja vakioitu, ja joiden pohjalta voidaan tehdä hakuja ja ajaa raportteja.
Lue myös:
- Digikoulu osa 2: Mitä ovat tilinpäätöstaksonomiat?
- Digikoulu osa 3: Keitä vaatimus digitaalisesta tilinpäätöksestä koskee?
- Kannatamme tilinpäätösten digitalisoinnin aloittamista suuryrityksistä
- Digitalisaatio etenee Suomessa vauhdilla (Profiitti 2/2023)
- PRH:n uutiskirje aiheesta
Tilkkarin digikoulu
Digitalisaatio on ilmiönä tuttu, mutta tilintarkastusta se valloittaa hitaasti ja epätasaisesti. Monet digitalisaatioon liittyvät termit ja käsitteet ovat vielä tilintarkastajille vieraita, vaikka IT-orientoituneille ammatinharjoittajille ovatkin jo arkipäivää. Tässä juttusarjassa käsittelemme tilintarkastuksen ja taloushallinnon digitalisaatioon liittyviä asioita tilintarkastajan ymmärryksellä. Digikoulun osat kannattaa lukea julkaisujärjestyksessä parhaan ymmärryksen saavuttamiseksi!
