Kirjoittaja: Tuula Minkkinen | Kuvat: iStock
Lakisääteinen kestävyysraportti on verrannollinen taloudelliseen raportointiin sen virallisuudessa. Se on määrämuotoinen ja julkinen ja raportin laativan yrityksen hallituksen hyväksyttävä se, ja hankittava siihen varmennus. Raportoitavalle tiedolle on lainsäädännössä myös asetettu korkeat laatuvaatimukset: tiedon pitää olla merkityksellistä, luotettavaa, vertailukelpoista, ymmärrettävää ja todennettavaa.
Nämä ovat tärkeitä asioita myös varmennuksen näkökulmasta. Kestävyysraportille tuotavien tietojen kirjausketju tulee olla olemassa, ja raportoivan yrityksen pitää pystyä se myös kuvaamaan ja dokumentoimaan. Tietojen jäljitettävyys on edellytys ja perusta varmennukselle.
Yrityksen prosessit ja dokumentaatio tärkeitä
Varmentaja kohdistaa toimenpiteitä itse kestävyysraporttiin, mutta vähintään yhtä merkityksellisiä ovat varmennuksen näkökulmasta myös yrityksen prosessit ja menettelytavat, joiden avulla tuotetaan raportoitavia tietoja. Vaikka rajoitetun varmuuden tasolla prosesseja ja niiden toimivia kontrolleja ei korosteta yhtä paljon kuin kohtuullisessa varmuudessa, niin prosesseihin kohdistetaan kuitenkin toimenpiteitä. Erityisen tärkeässä roolissa ovat tiedon tuottamisen prosessit.
Dokumentaatiolla on myös paljon merkitystä, koska käytännöt eivät ole vielä vakiintuneita raportoijilla eikä varmentajilla. Molempien osapuolienon tärkeää dokumentoida riittävän tarkasti ne tiedot ja olosuhteet, jotka raportin laatimisen tai varmennuksen tekohetkellä ovat olleet. Yrityksen dokumentaatio omista prosesseistaan ja kirjausketjustaan on tärkeä perusta myös varmennukselle.
Yritysten kannattaa aloittaa keskustelut varmentajansa kanssa jo mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Vaikka kaikki osapuolet ovatkin uuden edessä, on varmentajilla kuitenkin näkyvyys parhaassa tapauksessa useamman yrityksen prosesseihin. Hän pystyy hyödyntämään tätä näkemystä yritysten eduksi.
Tilintarkastuslaissa säädetään varmennuksesta
Kestävyysraportoinnin varmentamisesta säädetään tilintarkastuslaissa. Laissa määritellään muun muassa varmennuksen kohde, varmennuksen tekijä ja asetetaan vaatimuksia varmennuskertomukselle sekä varmennusta koskevan aineiston säilyttämiselle. Yksi keskeisin lakiin sisältyvä vaatimus raportin laatijan näkökulmasta on varmuuden taso ja toiseksi se, mistä varmentaja lausuu.
Lain mukaan varmennuksesta tulee saada rajoitettu varmuus siitä, että kestävyysraportissa on noudatettu kirjanpitolain 7 luvun säännöksiä ja kestävyysraportointistandardeja, mukaan lukien näiden standardien mukaan suoritettu kaksinkertaisen olennaisuusarvioinnin prosessi. Varmentaja lausuu myös kestävyysraportin digitaalisuutta koskevien vaatimusten noudattamisesta ja EU-taksonomia-raportoinnista. Nämä asiat tulevat sisältymään varmennuskertomuksen lausuntoon.
Varmentajan näkökulmasta keskeistä on myös varmennuksen viitekehys. Varmennus tulee toteuttaa komission erikseen hyväksymien varmennusstandardien mukaisesti. Tämänhetkisen aikataulun mukaan standardit olisivat käytössä vasta vuonna 2026. Ennen komission hyväksyntää noudatetaan jäsenmaiden omia standardeja ja suosituksia. Suomen Tilintarkastajat on parhaillaan laatimassa kestävyysraportoinnin varmennussuositusta ja siihen liittyviä keskeisimpiä malliraportteja. Suositus valmistuu vuoden 2024 loppuun mennessä.
Varmennus rajoitetun varmuuden tasolla
Varmennustoimeksiannoissa erotetaan yleisesti kaksi eri varmuuden tasoa: rajoitettu ja kohtuullinen varmuus. Kestävyysraportointiin sovelletaan ainakin ensimmäiset raportointivuodet rajoitettua varmuutta, joka on merkittävästi alhaisempi varmuus kuin kohtuullinen varmuus.
Varmuuden taso vaikuttaa varmennustoimenpiteisiin. Rajoitetussa varmuudessa varmentajan työn määrä on pienempi kuin kohtuullisessa varmuudessa, mutta sekin parantaa raportin laatua ja läpinäkyvyyttä. Yksi selkeimmistä eroista varmuuden tasojen välillä raporin lukijan näkökulmasta on varmentajan raportilla tekemä johtopäätös, eli lausunto: rajoitetussa varmuudessa varmentaja lausuu, ettei hänen tietoonsa ole tullut seikkaa, joka antaisi syyn uskoa, että raportissa on olennainen virhe. Kohtuullisessa varmuudessa lausunto on aina positiivinen: raportti on olennaisesti oikein.
Suomen Tilintarkastajat on parhaillaan laatimassa kestävyysraportoinnin varmennussuositusta ja siihen liittyviä keskeisimpiä malliraportteja.
Varmennusprosessi on yksi kokonaisuus
Kestävyysraportointiprosessi varmennetaan yhtenä kokonaisuutena, ja sen takia varmennuksen vaikutukset on tärkeä tunnistaa jo siinä vaiheessa, kun kestävyysraportointiin aletaan valmistautumaan. Kokonaisuudessaan varmennusprosessi sisältää samat vaiheet kuin tilintarkastuksessakin: suunnittelu, toteutus ja raportointivaiheet seuraavat toisiaan ja ovat osittain limittäiset.
Prosesseihin liittyen on myös hyvä muistaa, että varmentajan tulee lausua myös kaksinkertaisen olennaisuusarvioinnin prosessista. Tämä on koko raportoinnin perusta ja näin ollen se on erittäin tärkeässä roolissa myös varmennuksen näkökulmasta.
Sen jälkeen, kun varmentaja on valittu yhtiökokouksessa, tehdään toimeksiantosopimus ja sovitaan yrityksen kanssa mm. selkeät roolit ja vastuut, raportoinnin ja varmennuksen vaiheet ja aikataulut. Nämä synkronoidaan yrityksen omien prosessien ja aikataulujen kanssa. Varmennus ei siis ole mikään sellainen erillinen asia, joka vain tapahtuu ilman yrityksen näkyvyyttä varmennukseen ja sen etenemiseen. Ideaalitilanteessa yhteistyö ja kommunikaatio yrityksen ja varmentajan välillä on jatkuvaa ja lisäarvoa tuottavaa.
Kokonaisuudessaan varmennusprosessi sisältää samat vaiheet kuin tilintarkastuksessakin: suunnittelu, toteutus ja raportointivaiheet seuraavat toisiaan ja ovat osittain limittäiset.
Mitä on odotettavissa?
Kestävyysraporteissa tulee todennäköisesti olemaan vaihtelua ensimmäisinä vuosina. Koska varmennuksesta ei ole vielä olemassa yhteisiä standardeja eikä varmennuskäytäntöjä, vaihtelua tulee varmasti olemaan myös varmennuksissa.
Myös kestävyysraportin varmennuskertomusta voidaan mukauttaa samoin kuin tilintarkastuskertomustakin. Yritysten on hyvä varautua myös siihen, että mukautukset saattavat olla alkuvaiheessa yleisempiä kuin mitä tilintarkastusten puolella on totuttu näkemään. Lausuntoa ei kuitenkaan mukauteta kevyin perustein.
Tärkeintä ei ole täydellinen raportointi, vaan sekä raportoivien yritysten että varmentajien halu kehittää toimintaansa. Koko kestävyysraportointia koskevan sääntelyn taustalla on se, että yritysten liiketoiminta olisi kestävällä pohjalla. Tämä tavoite on yhteinen sekä raportoijille että varmentajille.
Artikkeli on julkaistu alun perin Profiitti – talous & tilintarkastus 2/2024 -lehdessä.
