Laadunhallintajärjestelmään sisältyvä seuranta- ja korjaamisprosessi

Artikkeli on osa useamman artikkelin sarjaa, jossa käydään läpi kansainvälisen laadunhallintastandardin ISQM 1 mukaiseen laadunhallintajärjestelmään liittyviä vaatimuksia.

Yhteisön on luotava seuranta- ja korjaamisprosessi, jonka tarkoituksena on tuottaa informaatiota laadunhallintajärjestelmän toiminnasta, ja ryhtyä asianmukaisiin korjaaviin toimiin, jos puutteellisuuksia havaitaan.

Seuranta- ja korjaamisprosessin tulokset vaikuttavat myös järjestelmän arviointiin, jota käsitellään seuraavassa kappaleessa.

Prosessin suunnittelussa yhteisön on huomioitava mm.

• Laaturiskit ja vastaamistoimenpiteet
• Aiempien seurantatoimintojen tulokset
• Ulkoisen laadunvalvonnan tulokset
• Mahdolliset valitukset ja väitteet

Esimerkiksi yhteisöllä on laatutavoite, että tilintarkastustoimeksiantoja koskeva dokumentaatio kootaan ja säilytetään asianmukaisesti. Aikaisemmin suoritetuissa seurantatoimenpiteissä on havaittu, että erityisesti tiettyyn aikaan annettujen raporttien osalta dokumentaation sulkeminen (ns. arkistointi) on tehty myöhässä yhteisön määrittämiin aikarajoihin nähden. Tällöin kohdistetaan seurantatoimenpiteitä erityisesti tähän tiettyyn ajanjaksoon.

Laaturiskien huomioiminen seurantaprosessissa tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jos joku laaturiskeistä kohdistuu vain tiettyyn toimeksiantotyyppiin (esimerkiksi tilintarkastustoimeksiantoihin), niin myös seurantatoimenpiteitä kohdistetaan nimenomaan tähän yhteen toimeksiantotyyppiin, eikä kaikkiin yhteisön suorittamiin toimeksiantoihin.

Standardin mukaan yhteisön tulee siis itse määritellä sen toimintaan sopivat seurantatoimenpiteet. Yksi vaatimus standardissa kuitenkin on: seurantatoimintojen täytyy sisältää loppuun saatettujen toimeksiantojen laaduntarkastuksia. Tätä varten yhteisö voi luoda toimintaperiaatteita, joiden perusteella valitaan toimeksiannot ja toimeksiannoista vastuulliset, eli

• yhteisö kuvaa kriteerit näille valinnoille ja
• määrittää sen syklin pituuden, jonka puitteissa jokainen toimeksiannosta vastuullinen on laaduntarkastuksen kohteena, esim. 3 tai 5 vuotta

Seurantatoiminnotkin skaalautuvat: yksinkertaisessa yhteisössä seurantatoiminnot ovat yksinkertaisempia ja vähäisempiä, kun tieto on helposti käytettävissä ja johdolla on hyvä käsitys koko järjestelmän toiminnasta ilman erityisiä seurantatoimenpiteitäkin.

Havaintojen ja puutteellisuuksien arviointi

Jos yhteisö on tehnyt seurantatoimenpiteissään havaintoja (eli poikkeamia), yhteisön tulee arvioida havainnot, jotta voidaan tunnistaa, onko joku havainnoista tai havaintojen yhdistelmästä puutteellisuus. Puutteellisuus voi käydä ilmi yhdestä havainnosta tai eri havaintojen yhdistelmästä. Kaikki havainnot eivät siis välttämättä ole puutteellisuuksia järjestelmän toiminnassa.

Esimerkiksi seurantatoiminnoissa tilintarkastusdokumentaation sulkemiseen liittyen ei tehty havaintoja, vaan kaikki otokseen osuneet dokumentaatiot oli suljettu ajantasaisesti. Standardin vaatimuksen mukaan on myös tehty loppuun saatettujen toimeksiantojen laaduntarkastuksia. Näiden osalta havaitaan, että useampi näistä toimeksiannoista oli suljettu myöhässä. Tämä ei välttämättä kuitenkaan muodosta automaattisesti järjestelmään liittyvää puutteellisuutta, vaan arviossa voidaan huomioida esim. se, mikä on näiden myöhästyneiden osuus toimeksiantojen kokonaismäärästä. Yhteisö siis itse arvioi ja perustelee, mitkä havainnoista ovat sen oman arvion mukaan puutteellisuuksia.

Jos kuitenkin yhteisö on tunnistanut puutteellisuuksia, niiden osalta on vielä arvioitava puutteellisuuksien vakavuus ja se, kuinka laajalle ne ulottuvat. Puutteellisuuksien arviointi vaikuttaa koko järjestelmän arvioinnin osalta tehtävään johtopäätökseen.

Arviointiin ei ole olemassa mitään yksinkertaista kriteeristöä, vaan samoin kuin havaintojen osalta, myös puutteellisuuksien arviointi vaatii ammatillista harkintaa. Siinä voi kuitenkin auttaa ns. juurisyyanalyysi, eli pyritään tunnistamaan perimmäinen syy havainnolle (tai puutteellisuudelle). Jos havainto liittyy siihen, että toimeksiantoa ei ole suoritettu kaikilta osin laadukkaasti (esimerkiksi ei ole konsultoitu jostain asiasta, josta olisi pitänyt konsultoida), juurisyitä voisivat olla esimerkiksi seuraavat:

• Toimeksiannosta vastuullinen ei ole osallistunut toimeksiantoon riittävästi
• Ammatillista harkintaa ei ole käytetty riittävästi
• Toimeksiantotiimi on liian pieni työmäärään nähden
• Osaamispuute (esim. uusi toimiala)

Juurisyyanalyysiä voisi yksinkertaistaa siten, että kysytään riittävän montaa kertaa kysymys miksi, jotta voitaisiin tunnistaa perimmäinen syy – joskus syy voi olla myös koko järjestelmää koskeva puutteellisuus, esimerkiksi toimeksiantotiimi on liian pieni, koska yhteisössä on liian vähän osaavaa henkilöstöä nimettäväksi toimeksiantoihin.

Edelleen, jos puutteellisuuksia on tunnistettu, yhteisön tulee ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin. Toiminnan täytyy jollain tavalla muuttua, jotta jatkossa vastaavia puutteellisuuksia ei synny. Korjaavien toimenpiteiden kannalta juurisyyanalyysi on keskeinen: yhteisön täytyy tietää, mistä havainto johtuu, jotta toimintaa voidaan korjata.

Seuranta- ja korjaamisprosessista tulee myös viestiä henkilöstölle ja toimeksiantotiimeille. Viestinnän tulee sisältää ainakin mitä seurantatoimintoja on tehty, tunnistetut puutteellisuudet ja niiden vakavuus ja laajuus, sekä suunnitellut tai jo suoritetut korjaavat toimet.

Lue myös:

• Tilintarkastajan laadunhallintajärjestelmä kansainvälisten standardien ja tilintarkastuslain mukaan
• Laadunhallintajärjestelmän taustatekijät ja rakenne
• Riskienarviointiprosessi laadunhallintajärjestelmän suunnittelussa
• Riskienarviointiprosessi – laaturiskien tunnistaminen ja arvioiminen