Tiia Lehikoinen ja Pauli Huusko ovat tehneet opinnäytetyön XBRL-muotoisen tiedon hyödyntämisestä tilintarkastuksessa. Karelia-ammattikorkeakoulun kasvatit kertovat bloggauksessaan, mikä XBRL on ja miten se saattaa vaikuttaa tilintarkastukseen tulevaisuudessa. Tutustu opinnäytetyöhön tästä.
Opinnäytetyömme tavoitteena oli selvittää, miten XBRL-muotoista tietoa voidaan hyödyntää tilintarkastuksessa ja miten kirjanpidon muuttuminen standardimuotoiseksi vaikuttaa tilintarkastustyöhön. Selvitimme myös muita XBRL:n vaikutuksia tilintarkastukseen.
Mikä XBRL on?
XBRL, eXtensible Business Reportin Language, on avoin kansainvälinen standardi sähköiseen talouden raportointiin. Sitä hallinnoi globaali voittoa tavoittelematon konsortio XBRL International. XBRL on jo käytössä kymmenissä maissa ympäri maailmaa, ja se mahdollistaa raportoidun tiedon siirtämisen organisaatioiden välillä nopeasti ja täsmällisesti sähköisessä muodossa.
XBRL on XML-pohjainen kuvauskieli, jonka avulla voidaan raportoida taloustietoa rakenteellisessa muodossa. XBRL mahdollistaa taloudellista tietoa sisältävien raporttien automatisoidun muodostamisen, käsittelemisen ja jatkojalostamisen.
Suomessa on oma Suomen SBR/XBRL-taksonomia. Taksonomian eli tietomäärityksen avulla lukuihin voidaan sisällyttää lisätietoa. Taksonomia toimii ikään kuin tulkkina lähettävien ja vastaanottavien järjestelmien välillä ja siten XBRL-muotoisia raportteja voidaan hyödyntää helposti eri tietokoneohjelmistojen avulla. XBRL-kuvauskielen avulla saadaan siis eri järjestelmistä ja tilikartoista peräisin olevat tiedot tehokkaasti vertailukelpoisiksi ja analysoitaviksi. XBRL on vakiinnuttanut asemansa useissa maissa rakenteellisen talousraportoinnin muotona.
XBRL Suomessa
Suomessa kansainvälisen XBRL-organisaation alaisuudessa toimii XBRL Suomi -konsortio. Sen pääasiallisena tavoitteena on tuoda XBRL yritysten talousraportointiin Suomessa ja ajaa aktiivisesti sen käyttöönottoa esimerkiksi tilinpäätösten ja veroilmoitusten raportoinnissa. Konsortion koordinoijana toimii TIEKE ry. Sen jäseninä on noin kaksikymmentä yritystä ja julkishallinnon edustajaa.
Sähköisen ja digitaalisen taloushallinnon käsitteet eivät ole vakiintuneet
- Digitaalinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että taloushallinnon kaikki tietovirrat ja käsittelyvaiheet automatisoidaan ja käsitellään digitaalisessa muodossa.
- Paperiton kirjanpito ei tarkoita digitaalista taloushallintoa, vaan sillä viitataan sähköiseen kirjanpitoon.
- Digitaalisessa kirjanpidossa toimintoja on automatisoitu, kun taas sähköinen kirjanpito tarkoittaa, että kirjanpitoa on tehostettu sähköisesti.
- Yksi digitaalisen taloushallinnon muoto on standardimuotoinen kirjanpito. XBRL on yksi standardivaihtoehto.
Standardimuotoisen kirjanpidon tarkoituksena on kirjanpidon lähdeaineistojen (laskut, tiliote, kuitit) saaminen rakenteiseen tietomuotoon siten, että tieto voidaan siirtää standardissa ja koneluettavassa muodossa järjestelmistä toiseen. Digitaalisen taloustiedon hyödyt ovat merkittävät kaiken kokoisille yhteisöille. Aikaa säästyy huomattavasti, kun taloustieto on standardoidussa ja digitaalisessa muodossa eikä tallennustyötä tarvitse tehdä käsin.
Sähköinen ja standardimuotoinen kirjanpito tilintarkastuksessa
Sähköinen kirjanpito on jo nyt tuonut monia hyötyjä tilintarkastuksen kannalta:
- Se helpottaa tilintarkastuksen tekemistä, organisointia sekä dokumentointia.
- Tärkein ja ilmeisin hyöty on se, että sähköistä aineistoa on nopeampi tarkastaa kuin paperista aineistoa. Yhden tositteen etsiminen vie huomattavasti enemmän aikaa paperisesta aineistosta kuin sähköisen järjestelmän kautta porautumalla.
- Tieto on koko ajan ajantasaista ja samassa ajassa voidaan katsoa laajempia aineistomääriä. Tarkastustyö on tehokkaampaa ja aikaa vapautuu asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämiseen ja aineiston analysointiin.
- Laadun paranemisen lisäksi mahdollistuu myös tilintarkastajan omien toimintatapojen uudistaminen.
Vaikka sähköinen kirjanpito tehostaa jo nyt tilintarkastusta, on vielä kehitettävää. Eri tilintarkastusasiakkailla on käytössään eri järjestelmiä ja niistä saatava data poikkeaa toisistaan. Voi olla työlästä hankkia tilintarkastusaineistoa eri järjestelmistä data-analyysejä varten.
Jos taloushallinnon tietojärjestelmistä saatava tieto olisi standardoitua, esimerkiksi XBRL-muotoista, data-analytiikan käyttömahdollisuudet tilintarkastuksessa parantuisivat huomattavasti. Kun kaikilta asiakkailta saatava aineisto olisi vakiomuotoista, aineiston hankinta helpottuisi eikä sitä tarvitsisi muokata analyysejä varten. Tätä varten ollaan vielä luomassa Audit Data Collection -standardi.
XBRL ja tilintarkastus
XBRL:n käyttöönotto tulee vaikuttamaan tilintarkastukseen, mutta vaikutusten voimakkuus riippuu siitä, kuinka laajasti XBRL otetaan käyttöön. Vaikutukset ovat selvästi erilaiset, jos pelkästään tilinpäätös on XBRL-muodossa verrattuna siihen, että kaikki kirjanpitoaineisto olisi XBRL-muodossa.
Tällä hetkellä on varmistunut vain listayhtiöiden velvollisuus XBRL-muotoisiin tilinpäätöksiin vuodesta 2020 alkaen. Muutos voi hieman nopeuttaa tarkastusprosessia, kun tilinpäätöksen lukuja ei tarvitse syöttää manuaalisesti tilintarkastusohjelmaan, mutta ei todennäköisesti juurikaan muuta tarkastustyötä. Toisaalta XBRL-tilinpäätös voi aiheuttaa lisätyötä, jos tilintarkastajilta vaaditaan tilinpäätöksen lukujen XBRL-koodauksen tarkastaminen.
Jos koko kirjanpitoaineisto olisi XBRL-muotoisena, tällä olisi todella merkittävä vaikutus tilintarkastukseen. Kokonaan XBRL-muotoinen aineisto sen sijaan tehostaa ja nopeuttaa tarkastustyötä, jos nykyään usein manuaalisesti tehtävä aineiston keruu ohjelmista ja sen läpikäynti automatisoidaan. Tilintarkastajan tehtäväksi jäisi asiantuntemusta vaativa tuloksien analysointi ja tehtävät johtopäätökset sekä esimerkiksi kommunikointi asiakkaan kanssa.
Asiantuntijahaastatteluiden perusteella näyttää siltä, että koko kirjanpitoaineiston XBRL-muotoisuus on todennäköisesti totta osalle yrityksiä lähitulevaisuudessa. Tilintarkastajien on syytä seurata XBRL:n käyttöönottoa ja edistää sitä mahdollisuuksien mukaan. Olennaista on myös, että vaikka XBRL olisi laajassa käytössä koko talousraportoinnissa, hyödyt eivät tule tilintarkastajille automaattisesti, vaan heidän on hankittava ajoissa riittävä asiantuntemus ja tarvittavat tekniset sovellukset.
Lue XBRL:ään liittyvistä hankkeista
Opinnäytetyössä käytiin myös läpi XBRL:ään liittyviä hankkeita: TALTIO-hanke, Tilinpäätös 2.0, listayhtiöiden tilinpäätökset yhtenäisessä muodossa 2020, Audit Data Collection -standardin luomisprojekti, PRH:n hanke XBRL-muotoisten tilinpäätöstietojen vastaanottamiseksi ja Nordic SmartGovernment 3.0. Lue näistä lisää blogista.
