Kirjoittaja: Laura Hanninen, kauppatieteiden maisteri, Associate, PwC
Laura Hanninen on saanut apurahan Suomen Tilintarkastajat ry:n hallinnoimasta Edwin Sederholmin rahastosta. Laura on tehnyt pro gradu -tutkimuksen ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä tilintarkastuksessa.
Tilintarkastusala on murroksessa uusien teknologioiden ja lisääntyvien laatuvaatimusten vuoksi. Ohjelmistorobotiikkaa pidetään merkittävänä tilintarkastusalalle sopivana sovellusteknologiana. Sen avulla voidaan automatisoida monia rutiinitehtäviä, jolloin tiimeille jää enemmän aikaa suorittaa aidosti laadukkaampaa ja tehokkaampaa tarkastusta, joka luo asiakkaalle enemmän lisäarvoa.
Pro gradu -tutkimuksen tavoitteet ja menetelmät
Pro gradu -tutkimukseni aiheena on ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen tilintarkastuksessa. Tavoitteena oli selvittää, mitä hyötyjä ja haasteita robotiikan käyttämiseen liittyy, sekä tutkia mahdollisia kehitysideoita tilintarkastusprosesseista, joissa ohjelmistorobotiikkaa voidaan tulevaisuudessa hyödyntää. Lisäksi selvitin, miten lisääntyvä ohjelmistorobotiikan käyttö tulee vaikuttamaan tilintarkastajien työhön ja miten alalla työskentelevät henkilöt suhtautuvat muutokseen. Uskon, että tutkimustuloksistani on hyötyä jokaiselle tilintarkastajalle huolimatta siitä, minkä kokoisessa yrityksessä he työskentelevät.
Tutkimusmenetelmänä käytin mixed methods -tutkimustapaa, jossa kvalitatiivinen aineistonkeruu on toteutettu teemahaastatteluin ja kvantitatiivinen aineistonkeruu kyselytutkimuksena. Molemmat aineistonkeruumenetelmät on toteutettu suomalaisessa Big 4 -tilintarkastusyhteisössä anonyymisti kevään 2018 aikana ja kumpaakin menetelmää on käytetty vastaamaan samoihin tutkimusongelmiin. Kyselytutkimus lähetettiin yhtiön kaikille tilintarkastajille ja vastauksia saatiin 84. Haastatteluihin valittiin henkilöitä, jotka työskentelevät ohjelmistorobotiikan ja tilintarkastuksen kehittämisen parissa.
Mitä on ohjelmistorobotiikka?
RPA (Robotic Process Automation) eli ohjelmistorobotiikka on sovellusteknologia, joka voidaan ohjelmoida tekemään erilaisia logiikkaan pohjautuvia työtehtäviä eri järjestelmien välillä. Ohjelmistorobotiikan avulla on mahdollista tehdä tietokoneella hoidettavia, sääntöön pohjautuvia ja jäsenneltyjä tehtäviä, jotka noudattavat tiettyä logiikkaa.
Ohjelmistorobotiikan tarjoamat mahdollisuudet on tunnistettu tilintarkastusalalla, mutta niitä ei ole toistaiseksi pystytty hyödyntämään niin laajasti kuin mahdollista. Ohjelmistorobotiikka pystyy liikkumaan eri järjestelmien välillä ja se suorittaa sille ohjelmoidun prosessin aina samalla tavalla.
Eräässä tutkimuksessa tilintarkastusprosessin on arvioitu pitävän sisällään noin 332 pienempää tehtävää. Näistä tehtävistä noin 39 prosenttia on strukturoituja tehtäviä, jotka on mahdollista siirtää ohjelmistorobotin tehtäväksi. Lisäksi puolistrukturoituja tehtäviä on 41 prosenttia. Myös puolistrukturoidut tehtävät pitävät sisällään osia, jotka olisi mahdollista hoitaa ohjelmistorobotiikalla. Ohjelmistorobotiikan käyttöönoton yhteydessä on hyvä hetki pohtia ja muotoilla prosesseja uudelleen niin, että manuaalista rutiinityötä saataisiin automatisoitua mahdollisimman paljon.
Ohjelmistorobotiikan käyttö lisääntyy
Ohjelmistorobotiikkaa on jo onnistuttu hyödyntämään joissain tilintarkastusprosesseissa ja käytön uskotaan lisääntyvän merkittävästi muutaman vuoden sisällä. Käyttöönottokokemukset ovat opettaneet paljon ja käyttöönoton uskotaan helpottuvan, kun saadaan lisää kokemusta. Käytettävissä olevilla RPA-ohjelmistoilla on mahdollista hoitaa jopa 45 prosenttia tilintarkastustehtävistä, mutta vie vielä aikansa, ennen kuin tähän päästään.
Ohjelmistorobotiikan hyödyt
Tilintarkastuksessa ohjelmistorobotiikan merkittävimmät hyödyt nähdään lisääntyvässä tehokkuudessa ja laadussa. Ohjelmistorobotiikan tehokkuushyöty tulee esiin, kun rutiinitehtäviä saadaan automatisoitua. Sitä kautta säästyy aikaa muiden vaativimpien ja päättelykykyä vaativien tehtävien hoitamiseen.
Alan standardit ja kiristynyt säätely asettavat tilintarkastukselle paljon vaatimuksia sekä aikapaineita, joihin ohjelmistorobotiikan toivotaan tuovan helpotusta. Ohjelmistorobotiikan kautta laadun uskotaan parantuvan, kun tulevaisuudessa voidaan priorisoida tilintarkastajien ajankäyttöä paremmin. Ohjelmistorobottien hoitaessa rutiinitehtävät jää tilintarkastajalle enemmän aikaa aidosti riskikkäämpien erien tarkastukseen sekä yhteistyöhön asiakkaiden kanssa. Toinen merkittävä laatuun vaikuttava tekijä on ohjelmistorobotiikan tarkkuus. Ohjelmistorobotti suorittaa sille ohjelmoidut tehtävät aina johdonmukaisesti samalla tavalla sekä pystyy työskentelemään väsymättömästi.
Mielenkiintoinen ohjelmistorobotiikan tuoma hyöty on työn mielekkyyden parantuminen. Robotiikan avulla voidaan helpottaa kiireaikojen työtaakkaa ja siirtää yksitoikkoisia työtehtäviä robotille. Uraansa aloittavat tilintarkastajat pääsisivät nopeammin tekemään haastavampia työtehtäviä.
Ohjelmistorobotiikan haasteet
Ohjelmistorobotiikkaan liittyviä haasteita ovat sen vaatimat organisaation tuki ja muutos, kommunikaatiohaasteet teknisen toteuttajan ja liiketoiminnan välillä sekä puutteellinen prosessiymmärrys. Haasteena on, jos kehittämiseen ei ole varattu riittävästi resursseja tai jos muutosjohtamista ei hoideta hyvin. Uusien teknologioiden jalkauttaminen vaatii koulutusta ja henkilöstön osallistamista.
Kommunikaatio sekä prosessiymmärrys korostuvat ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa. Teknisillä toteuttajilla ei välttämättä ole ymmärrystä metodologian mukaisesta, regulaatioita noudattavasta tilintarkastuksesta. Ohjelmistorobotiikan suunnittelussa ja prosessien läpikäymisessä pitää siksi olla mukana tilintarkastuksen ammattilaisia. Prosessit ja mahdolliset poikkeukset tulee miettiä tarkkaan. Ohjelmistorobotista voi tulla hyvin raskas ylläpitää, jos prosessissa tulee jatkuvasti vastaan paljon poikkeuksia, joita robotille ei ole opetettu, ja jotka ihmisen pitää siis käydä läpi.
Ohjelmistorobotiikan mahdolliset käyttökohteet tilintarkastuksessa
Sain tilintarkastajilta kehitysehdotuksia tarkastuksen osa-alueista, joissa ohjelmistorobotiikkaa voitaisiin mahdollisesti hyödyntää:
- täsmäytykset
- prikkaus
- poikkeavuuksien ja säännönmukaisuuksien havainnointi
- myyntilaskujen tarkastus
- datan hakeminen asiakkaan järjestelmistä
- tiedonhaku muista järjestelmistä, esim. kaupparekisteri
- pääkirjavientien/muistioiden tarkastus
- reaaliaikaisempaa tarkastusta
- materiaalipyynnöt asiakkaalle
- datan käsittely ja siirto
- sisäiset toiminnot, esim. toimeksiantojen avaus
- vahvistusten pyytäminen ja käsittely
- otosten tekeminen
- raporttien täydellisyyden testaaminen
- pankkimaksujen tarkastus.
Osaan ehdotuksista ohjelmistorobotiikka toimii, kun prosessi on mietitty selkeästi ja materiaali saadaan aina tietyssä muodossa. Joissain ehdotuksista tarvittaisiin ohjelmistorobotiikan lisäksi vielä ihmistyötä tai mahdollisesti keinoälyä.
Tilintarkastustyön luonne muuttuu
Selvää on, että tilintarkastustyön luonne tulee muuttumaan. Tutkimustulokseni osoittavat, että ohjelmistorobotiikan ei kuitenkaan uskota johtavan merkittäviin irtisanomisiin alalla. Tilintarkastajat uskovat, että heiltä odotettavat taidot tulevat tulevaisuudessa muuttumaan. Haastatteluihin osallistuneet henkilöt uskovat kuitenkin, että ohjelmistorobotiikan käyttö jää tilintarkastusyhteisöissä enemmän it-osaston ja back office -henkilöstön huolehdittavaksi. Kuitenkin erilaisten datan luku- ja käsittelytaitojen merkitys tulee korostumaan tulevaisuudessa.
Tulokset osoittavat, että ohjelmistorobotiikkaan suhtaudutaan hyvin positiivisesti ja tiimit ottavat mielellään käyttöön uusia teknologioita, jotka helpottavat ja tehostavat tarkastusta.
