Kirjoittaja: Riitta Laine
Saamme aika ajoin jäseniltä, tilitoimistoilta ja ohjelmistotaloilta yhteydenottoja liittyen sähköiseen tilinpäätösmerkintään. Tässä muutama seikka, jotka kaikkien osapuolten on hyvä muistaa:
- Johto allekirjoittaa ennen tilintarkastajan tilinpäätösmerkintää
Johto allekirjoittaa tilinpäätöksen ennen kuin tilintarkastaja antaa tilinpäätösmerkinnän. KILA on antanut tilinpäätöksen laatimispäivän määräytymisestä lausunnon. On hyvä muistaa, että johdon ja tilintarkastajan allekirjoituksilla vahvistetaan eri asioita.
Tilintarkastajan pitää pystyä näkemään, ketkä tilinpäätöksen ovat allekirjoittaneet ja milloin, jotta voisi todeta tilinpäätöksen määräajassa laadituksi ja allekirjoitetuksi. Tilintarkastajan pitää myös nähdä tilinpäätös, jonka tilinpäätösmerkintää hän on sähköisesti allekirjoittamassa, varmistuakseen, että se vastaa tilintarkastettuja lukuja ja tietoja. - Tilintarkastukselle pitää varata aikaa
Tilintarkastuslain mukaan tilinpäätös (ja toimintakertomus) pitää antaa tilintarkastajalle viimeistään kuukautta ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös on tarkoitus vahvistaa (esim. yhtiökokous) (TTL 2:4 §).
Tilintarkastajan tekemälle tarkastukselle on varattava riittävästi aikaa eikä sähköisen allekirjoituksen kutsulinkki tms. saa vanhentua liian nopeasti. Tilinpäätöksen tarkastuksen ja allekirjoittamisen aikatauluista on hyvä sopia etukäteen sekä johdon että tilintarkastajan kanssa. - Tilintarkastajan tiedot tulee olla valmiina
Tilintarkastajaa koskevien tietojen, kuten nimi, titteli (HT, KHT, JHT) ja tarvittaessa tilintarkastusyhteisön nimi, tulee löytyä tilinpäätöksen allekirjoitussivulta valmiina ja oikeassa muodossa ennen sähköistä allekirjoittamista, koska niitä ei pysty allekirjoittaessa enää lisäämään. - Tilinpäätösmerkinnän tekstiä on mahdollista muokata
Tilinpäätösmerkinnän teksti on perinteisesti ollut ”Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus.” Lauseen tulee löytyä allekirjoitussivulta valmiina, koska sitä ei pysty allekirjoittaessa enää lisäämään.
Sähköisesti allekirjoitettaessa lause voi olla esimerkiksi muodossa ”Suoritetusta tilintarkastuksesta on (sähköisen) allekirjoituksen osoittamana päivänä annettu kertomus.” Mikäli on epäselvää, tapahtuuko allekirjoittaminen sähköisesti vai manuaalisesti, voi sulkeissa olevan sanan jättää pois. Tilinpäätösmerkinnän tekstistä on hyvä sopia tilintarkastajan kanssa. - Tilinpäätösmerkinnän päiväystä ei tule laittaa valmiiksi
Tilinpäätösmerkinnän päiväystä ei laiteta allekirjoitussivulle valmiiksi, ellei siitä pystytä sopimaan tilintarkastajan kanssa ehdottoman varmasti!
Tilinpäätösmerkintä tehdään samalle päivälle kuin tilintarkastuskertomus annetaan. Nämä kaksi allekirjoitetaan siis samana päivänä, mutta erikseen. Tilinpäätösmerkinnän tekemispäivä (allekirjoituspäivä) on sähköisen allekirjoituksen osoittama päivä. - Mahdollisten virheiden korjaus edellyttää uutta allekirjoituskierrosta
Jos hallituksen allekirjoittamaa tilinpäätöstä korjataan esimerkiksi tilintarkastuksessa havaittujen virheiden vuoksi, korvataan tilinpäätös korjatulla versiolla ja allekirjoitetaan uudelleen. Tästä syystä monesti on käytännöllisempää, että tilintarkastus aloitetaan ennen kuin johto allekirjoittaa tilinpäätöksen.
Lue lisää sähköisestä allekirjoittamisesta ja tilinpäätösmerkinnästä:
- Blogi: Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoittaminen on tätä päivää
- Artikkeli: Mitä väliä on tilintarkastajaan liittyvillä muotoseikoilla?
- Tilisanomat artikkeli: Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus – allekirjoita oikein
- KILAn lausunto 2012/1899 - Tilinpäätöksen allekirjoittamisesta muutoin kuin perinteisin allekirjoituksin
- KILAn lausunto 2021/2014 – Tilinpäätöksen hyväksymispäivämäärään ja allekirjoittamiseen liittyvistä kysymyksistä
- Tilintarkastuksesta raportoiminen
LyhyeSTi-artikkeleissa käsitellään tiiviisti tilintarkastusstandardien ja lakien terminologiaa tai soveltamista.
