Kirjoittajat: Riitta Laine ja Jarkko Raitio
Virheet ja puutteet tilintarkastajan valinnassa ja rekisteröinnissä sekä tilinpäätöksen allekirjoittamisessa saattavat tuntua epäolennaisilta ja tilintarkastajan vaatimus niiden korjaamiseksi suorastaan nillittämiseltä.
Hyvän hallintotavan ja tilinpäätöskäytännön näkökulmasta sekä sujuvan tilinpäätösprosessin edistämiseksi tietyt virheet on syytä korjata tai jättää kokonaan tekemättä. Niillä kun voi olla merkitystä niin tilintarkastajille kuin yritykselle itsellekin.
Tilintarkastajan valinta ja rekisteröinti
Tilintarkastajan valintaan ja rekisteröimiseen liittyy tiettyjä muotoseikkoja, jotka yhtiön johdon ja omistajien on syytä huomioida.
Virhe 1 Tilintarkastus teetetään ilman asianmukaista valintaa
Tilintarkastuksen voi tehdä vain tilintarkastaja, joka on asianmukaisesti valittu yhteisön tai säätiön tilintarkastajaksi.
Virhe 2 Tilintarkastajan on valinnut väärä toimija
Osakeyhtiössä ja asunto-osakeyhtiössä tilintarkastajan tai tilintarkastajien valitsemisesta päättää aina yhtiökokous. Yhtiökokous ei voi delegoida tilintarkastajan valinnassa päätösvaltaa hallitukselle.
Virhe 3 Valinta on kirjattu pöytäkirjaan väärin tai huolimattomasti
Pöytäkirjan laatijan ja tarkistajan on syytä olla tarkkana sen suhteen, valittiinko tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö vai tilintarkastajahenkilö, ja miten valinta on kirjattu.
Esimerkkejä pöytäkirjauksesta
Valitaan tilintarkastusyhteisö:
“Valitaan tilintarkastajaksi tilintarkastusyhteisö ISA Tilintarkastus Oy. Tilintarkastusyhteisö nimeää toimeksiannon päävastuulliseksi tilintarkastajaksi KHT Riitta Laineen.”
Valitaan henkilötilintarkastaja, joka työskentelee tilintarkastusyhteisössä:
“Valitaan tilintarkastajaksi KHT Riitta Laine.”
“Valitaan tilintarkastajaksi KHT Riitta Laine (tilintarkastusyhteisöstä ISA Tilintarkastus Oy)”
Valitaan henkilötilintarkastaja, joka ei työskentele tilintarkastusyhteisössä:
“Valitaan tilintarkastajaksi KHT Riitta Laine.”
Virhe 4 Kaupparekisteriin on merkitty ”tilintarkastaja”, joka ei ole oikeutettu toimimaan tilintarkastajana
Kaupparekisteriin merkityn henkilön tulee olla PRH:n tilintarkastusvalvonnan hyväksymä tilintarkastaja. Kaikki hyväksytyt tilintarkastajat löytyvät tilintarkastusvalvonnan ylläpitämästä tilintarkastajarekisteristä.
Virhe 5 Tilintarkastajaa ei ole rekisteröity
Asianmukaisesti valittu ja tilintarkastajarekisteristä löytyvä tilintarkastaja pitää myös ilmoittaa kaupparekisteriin.
Virhe 6 Yhteisön tilintarkastajaksi on rekisteröity tilintarkastaja, joka on luopunut toimeksiannosta tai joka ei ole koskaan antanut siihen suostumustaan
Kaupparekisterin tilintarkastajatieto täytyy pitää ajan tasalla. Tilintarkastaja, joka on luonnollinen henkilö (HT, KHT, JHT), saa poistettua itseään koskevan virheellisen tai vanhentuneen rekisterimerkinnän EU:n tietosuoja-asetuksen nojalla.
Tilinpäätösmerkintä ja sähköinen allekirjoittaminen
Myös tilinpäätöksen allekirjoitussivuun liittyy muotoseikkoja, jotka on syytä olla kunnossa.
Virhe 1 Allekirjoitussivulta ei löydy tarvittavia tietoja tilintarkastajasta
Allekirjoitussivulla olevasta tilipäätösmerkinnästä tulisi aina löytyä valmiina tilintarkastajan titteli (HT, KHT tai JHT), tilintarkastusyhteisön nimi (jos valittu yhteisö) ja tilinpäätösmerkinnän teksti ”Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus.”. Päivämäärää tilintarkastajan tekemälle merkinnälle ei pidä laittaa valmiiksi.
Virhe 2 Tilintarkastajan tiedoista ei selviä, onko valittu henkilö vai tilintarkastusyhteisö
Koska tilinpäätösmerkinnän allekirjoittaa aina joku henkilö, pitää allekirjoituksesta selvitä muulla tavoin, onko henkilö tilintarkastusyhteisön päävastuullinen tarkastajana vai omalla nimellä valittu henkilötilintarkastaja.
Esimerkkejä allekirjoituksesta
Valittu tilintarkastusyhteisö:
Helsingissä 25.4.2023
ISA tilintarkastus Oy
tilintarkastusyhteisö
Riitta Laine
Riitta Laine, KHT
Valittu henkilö:
Helsingissä 25.4.2023
Riitta Laine
Riitta Laine, KHT
Virhe 3 Allekirjoitussivulta puuttuvat allekirjoittavan johdon nimet
Nimet ja tittelit, kuten puheenjohtaja ja toimitusjohtaja, on hyvä löytyä allekirjoitussivulta jo luonnosvaiheessa. Näin virheet ja puutteet allekirjoittajissa ehditään korjata ennen allekirjoittamista, jos ne huomataan tilinpäätösluonnoksen tarkastuksessa.
Virhe 4 Tilintarkastaja ei näe allekirjoitettavaa asiakirjaa allekirjoittaessaan sähköisesti
Tilintarkastaja ei voi allekirjoittaa tilinpäätösmerkintää varmistumatta siitä, että allekirjoitettava asiakirja on sama, jonka hän on tilintarkastanut.
Virhe 5 Tilintarkastaja ei sähköisesti allekirjoittaessaan näe, ketkä tilinpäätöksen ovat jo allekirjoittaneet ja milloin
Tilintarkastaja ei voi allekirjoittaa tilinpäätösmerkintää ennen kuin joko koko johto tai vähintään päätösvaltainen johto on allekirjoittanut tilinpäätöksen. Tilintarkastajan on allekirjoittaessaan voitava varmistua siitä, ketkä asiakirjan ovat jo allekirjoittaneet ja milloin.
Artikkeli on julkaistu kokonaisuudessaan alun perin Tilinsanomat-lehdessä 4/2023. Lue koko artikkeli Tilisanomien verkkosivuilta.
