Artikkeli on julkaistu alun perin Profiitti – Talous & tilintarkastus -lehdessä 2/2018.
Ohjelmistorobotit ovat jo monessa yrityksessä osa taloushallinnon tiimiä. Mutta mitä ohjelmistorobotiikka oikeastaan on? Entä mitä hyötyä siitä on taloushallinnossa?
Kirjoittaja: Sanna Kaarlejärvi
Ohjelmistorobotti toimii kuin tavallinen työntekijä – mutta digiversiona. Se käyttää ihmisen lailla toisia ohjelmistoja käyttöliittymän välityksellä, esimerkiksi kirjanpitojärjestelmää. Robotti tarjoaa kuitenkin monia hyötyjä: Se työskentelee nopeammin ja tarkemmin. Se ei valita rutiineista tai tarvitse taukoja. Robotti toimii aina yhtä tehokkaasti kellon ympäri. Sitä varten ei tarvitse muokata jo olemassa olevia järjestelmiä, sillä se käyttää ohjelmistoja kuin ihminen.
Ohjelmistorobotiikka on ratkaisu tehtäviin, joiden automatisointi ei perinteisiä järjestelmiä hyödyntäen ole mahdollista. Taloushallinnon työkaluna robotti täydentää esimerkiksi kirjanpito- ja matkalaskujärjestelmien automaatiota. Sen avulla voidaan muun muassa siirtää tietoja järjestelmien välillä, tehdä tarkastuksia kahden tietolähteen välillä, käynnistää ajoja tai hoitaa prosesseja järjestelmien sisällä.
Ohjelmistorobotille opetetaan tehtävät tarkasti, ja se suorittaa niitä haluttuina ajankohtina vuorokauden ympäri. Ohjelmistorobotti voi käyttää kaikkia samoja tietokoneen kautta käytettäviä ohjelmistoja kuin ihminen: se osaa esimerkiksi vastaanottaa ja lähettää sähköposteja, hakea tietoa nettisivuilta tai kopioida tietoja Excel-tiedostoista järjestelmään.
Apua rutiinitöihin ja kiireen keskelle
Ohjelmistorobotiikka on hyvä apu manuaalisiin työvaiheisiin, jotka toistuvat samanlaisina ja joissa tapahtumien määrä on suuri. Robottia kannattaa hyödyntää myös tehtäviin, joissa työkuorma jakautuu epätasaisesti kuukauden tai vuoden aikana. Kauden katkossa tehdään usein muutaman työpäivän aikana suuri määrä kirjanpidon sulkemiseen liittyviä toimenpiteitä, eikä aika tahdo riittää laadukkaan lopputuloksen aikaansaamiseen. Työkuorma tasaantuu, jos osa tehtävistä automatisoidaan. Silloin sekä työviihtyvyys että lopputuloksen laatu paranevat.
Robotiikalla saadaan skaalattua työvoimaa, kun liiketoiminta kasvaa nopeasti. Mitä automatisoidumpaa tapahtumakäsittely on, sitä helpommin kasvavan organisaation taloushallintoa voidaan hoitaa samalla määrällä ihmisiä. Robotiikka toimii apuna myös organisaatiossa, jossa henkilöstö on vähenemässä eläköitymisen kautta.
Ohjelmistorobotti osaa käsitellä vain rakenteisessa muodossa olevaa sähköistä dataa. Emme tule koskaan saamaan taloushallinnon käyttöön robotteja, jotka syöttäisivät työpöydällä olevista papereista lukuja kirjanpitoon tai arkistoisivat tulostettuja raportteja mappiin.
On siis aika siirtyä kokonaan digitaaliseen taloushallintoon ja muuntaa loputkin paperiprosessit sähköiseen muotoon. Kannattaa panostaa myös taloushallintoon tulevan tiedon oikeellisuuteen. Toimittajan on esimerkiksi huolehdittava ostolaskuille automaation mahdollistavat viitetiedot oikeissa verkkolaskun kentissä. Mitä parempilaatuisia käsiteltävät tapahtuma- ja perustiedot ovat, sitä paremmin robotti osaa hoitaa sille annetut tehtävät.
Täydellinen työntekijä
Ohjelmistorobotin käyttöönotto hoituu tavanomaiseen järjestelmäprojektiin verrattuna nopeammin ja halvemmalla: robotti saadaan yleensä käyntiin vain muutamassa viikossa. Robotin hankkiminen on myös halvempaa kuin uuden työntekijän rekrytointi ja perehdyttäminen.
Karrikoiden voi sanoa, että investoimalla ohjelmistorobotiikkaan yritys saa käyttöönsä täydellisen työntekijän, joka ei väsy tai valita. Mikä parasta, robotiikan avulla voidaan vapauttaa ihmisten aikaa rutiinitehtävistä inhimillistä osaamista vaativiin tehtäviin, esimerkiksi kannattavuuden analysointiin ja havaintojen vaatimien toimenpiteiden ideointiin sekä kommunikointiin. Silloin taloustoiminto palvelee paremmin koko organisaatiota.
Robotti seuraa sille opetettuja sääntöjä millintarkasti, joten se ei tee virheitä. Robotin liikkeet kirjautuvat automaattisesti lokitiedostoihin, joista tapahtumia on helppo seurata. Robotti ei unohda tai jätä tehtäviä tekemättä lomalla ollessaan. Ohjelmistorobotista on siis pelkkää hyötyä, kunhan sen käyttöönotto on tehty huolellisesti.
Prosessit ensin kuntoon
Prosessit kannattaa yhtenäistää ja kehittää järkeviksi ennen robotisoimista, sillä huonoja prosesseja ei kannata automatisoida. Mitä yhtenäisemmät, standardoidummat ja keskitetymmät prosessit ovat, sitä nopeampaa ja halvempaa niiden automatisointi on. Tehtävän tarpeellisuus kannattaa ensin kyseenalaistaa ja automatisoida vasta, kun sen todetaan olevan tarpeellinen.
Automaatio edistää läpinäkyvyyttä, sillä sen käyttöönotto vaatii prosessien läpikäymistä ja dokumentoimista. Robotilla ei ole omia intressejä kuten ihmisellä. Siksi sen käyttöönotolla voidaan välttää ihmistyössä usein vaadittu tehtävien siirtely, joka pohjautuu ”neljän silmän periaatteeseen”. Automaatio paitsi tehostaa prosesseja, myös vähentää väärinkäytösriskejä.
Mitä enemmän perustäsmäytyksiä saadaan automatisoitua, sitä paremmin voidaan havaita ihmisen harkintakykyä vaativia puutteita ja virheitä, kuten poikkeavien saldojen taustalla olevia puuttuvia jaksotuksia tai virheellisiä arvostuksia.
Kohti parempaa työelämää
Ohjelmistorobotti on sääntöjä seuraava ohjelma ja sopii tehtäviin, joissa toimenpiteen läpivienti ei vaadi erityistä harkintaa. Työkaverina toimiva ihminen kehittää prosessit, opettaa robotin ja käsittelee harkintaa vaativat asiat sekä tekee johtopäätökset.
Kun teknologia tulevaisuudessa kehittyy, automaation tehtäväksi voidaan siirtää entistä vaativampia älylliseen ajatteluun nojaavia töitä. Lisäksi ei-rakenteisessa muodossa olevaa dataa saadaan enenevässä määrin muokattua automaattisesti ohjelmistorobotin tai muun automaation käsiteltävissä olevaan muotoon. Ihmisen ja teknologian roolit muuttuvat.
Mitä tämä tarkoittaa taloushallinnon ammattilaiselle? Arjesta tulee parempaa. Työpöydän ääreen sidottujen rutiinien sijaan voimme tehdä töitämme missä tahansa, ja keskustelukumppanina on entistä useammin tietokoneen sijasta ihminen. Voimme keskittyä inhimilliseen kanssakäyntiin ja käyttämään aivojemme voimaa. Silloin talousosaamisemme on entistä laajemmin koko organisaation käytössä.
3 x lisää teknologiaa taloushallintoon
Ohjelmistorobotiikka on taloushallinnon prosesseissa hyödynnetyin robotiikan muoto. Kehitteillä on kuitenkin joukko muitakin robotiikan ja tekoälyn alle luokiteltavia teknologioita.
- Käyttöliittymäautomaatiolla tarkoitetaan joukkoa teknologioita, joissa ohjelmisto ymmärtää puhuttua tai kirjoitettua tekstiä tai osaa tuottaa näitä. Tällaisella ohjelmistolla voisi esimerkiksi tuottaa sanalliset selitykset talousraporteille tai muokata sähköpostilla tulleen vapaamuotoisen viestin määrämuotoiseksi, jolloin ohjelmistorobotti osaa käsitellä sen. Sen avulla voidaan myös jatkossa helpottaa monimutkaisten ERP- ja taloushallintojärjestelmien käyttöä uudenlaisilla käyttöliittymillä.
- Koneoppiminen mahdollistaa koneen oppimisen ilman ihmisen apua. Koneoppimisen avulla päästään entistä parempaan automaatioon prosesseissa, joissa erilaisia sääntöjä on niin suuri määrä, ettei ihminen pysty dokumentoimaan etukäteen valmiiksi jokaista sääntöä. Koneoppimista hyödynnetään jo muun muassa ostolaskujen tiliöinnissä.
- Tekoälyllä tarkoitetaan tietokoneohjelmaa, joka lähestyy inhimillisen älykkyyden tasoa. Tekoälyllä on jonkinlainen tietoisuus, ja se voi tehdä tyypillisesti ihmisille kuuluvia asioita sekä soveltaa laajoja taustatietoja. Tekoälyä pilotoidaan taloushallinnossa, ja sen käytännön soveltamismahdollisuudet selviävät lähivuosina.
Kuka? Sanna Kaarlejärvi
- Maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä ja Efiman CFO.
- Kirjoittanut yhdessä Tero Salmisen kanssa kirjan Digitaalinen taloushallinto.
- Toimii kouluttajana ja puhujana taloushallinnon kehittämiseen ja robotiikkaan liittyvissä aiheissa
