10 vinkkiä STanssin tehokkaaseen käyttöön

Tilintarkastuksen työkirja STanssi auttaa jäseniämme tilintarkastustyössä ja sen dokumentoinnissa hyvän tilintarkastustavan mukaisesti. Keräsin 10 vinkkiä STanssin tehokkaaseen käyttöön.

Kirjoittaja: Riitta Laine, KHT ja tilintarkastusasiantuntija, Suomen Tilintarkastajat ry

Tilintarkastuksen työkirja STanssi on auttanut jäseniämme tilintarkastustyössä ja sen dokumentoinnissa hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kohta jo 5 vuoden ajan. Viimeisen vuoden aikana käyttäjäkunta on kasvanut muun muassa sen myötä, että STanssi kuuluu nyt Tilintarkastaja Plus -ryhmään kuuluvan jäsenen jäsenmaksuun.

Koska STanssilla on tänä keväänä useita uusia käyttäjiä, keräsin 10 vinkkiä sen tehokkaaseen käyttöön.

1. Käytä tarkoituksenmukaista työkirjaa

STanssista on omat työkirjansa osakeyhtiölle, AsOy/kiinteistöyhtiölle sekä yhdistys/säätiölle. Osakeyhtiön tarkastukselle on valittavana kaksi eri työkirjaversiota. Laajemmassa työkirjassa kunkin tilinpäätöserän tarkastus on tarkoitus dokumentoida omalle välilehdelleen, jotka valitaan käyttöön/näkyviin Analyysit-välilehdellä. Suppeammassa työkirjassa tuloslaskelma, taseen vastaavaa ja vastattavaa dokumentoidaan kokonaisuudessaan yhdellä välilehdellä, jotka ovat valmiina näkyvissä. Suppeammassa työkirjassa oletuksena on, että tarkastus on kokonaan yksittäisten tapahtumien tarkastusta – laajemmassa dokumentointipohjat löytyvät myös muun muassa kontrollien testaamiselle ja analyyttisille aineistotarkastustoimenpiteille.

2. Tutustu STanssin käyttöohjeisiin ja suorita aloitustoimenpiteet

Löydät STanssin käyttöohjeet ST-Onlinesta. Lue käyttöohjeet huolella ennen käyttöönottoa ja tee niiden mukaiset aloitustoimenpiteet. Sinun on muutettava Excelissä tietyt asetukset, jotta STanssiin rakennetut makrot ja muut toiminnallisuudet toimisivat mahdollisimman hyvin. Asetusten muuttamisen jälkeen tietokone kannattaa käynnistää uudelleen.

3. Laadi työkirjapohjat tyypillisille asiakkaillesi

Tee STanssi-työkirjoista itsellesi ja/tai yhteisöllesi osittain täytetyt työkirjapohjat, joita voit käyttää pohjana kaikille samantyyppisille asiakkaille. Osittain täytettyjen työkirjojen käyttäminen dokumentoinnissa tehostaa työtä! Ole kuitenkin huolellinen, ettei toimeksiannon dokumentaatioon jää virheellisiä valintoja tai tekstejä.

4. Syötä tuloslaskelman ja taseen luvut oikein

Tuloslaskelman ja taseen luvut syötetään STanssiin Analyysit-välilehdellä käyttäen tiettyä oletustasoa. Luvut voi halutessaan syöttää myös suppeammalla tasolla, jolloin erän nimi kannattaa muuttaa. Tarkemmalla tasolla luvut voi syöttää kunkin tilinpäätöserän omalla työpaperilla. Älä kuitenkaan lisää tai poista tuloslaskelman tai taseen rivejä Analyysit-välilehdellä, jos haluat hyödyntää tilikausisiirto-toiminnallisuutta. Älä myöskään muuta välilehtien nimiä!

STanssiin rakennetut laskukaavat ja täsmäytykset on laadittu sillä oletuksella, että kulut syötetään miinusmerkkisenä ja tuotot sekä taseen molemmat puolet plusmerkkisinä. Näin luvut linkittyvät oikein Analyysit-välilehdeltä työpapereille ja valmiille laskelmille.

5. Dokumentoi tilinpäätöserien tarkastus järkevästi

Voit STanssin työkirjaversiosta riippuen dokumentoida tilinpäätöserien tarkastuksen joko omilla välilehdillään tai eri tavoin yhdisteltyinä – pois lukien suppeampi osakeyhtiö-työkirja. Vaihtoehtoja ovat:

  1. valitse jokaiselle olennaiselle tarkastettavalle tilinpäätöserälle oma työpaperivälilehti näkyviin Analyysit-välilehdellä
  2. valitse vain osalle olennaisista tarkastettavista tilinpäätöseristä oma työpaperivälilehti. Voit dokumentoida valituilla välilehdillä useamman tilinpäätöserän tarkastuksen tai dokumentoida loppuerien tarkastuksen Analyysit-välilehdellä tai ulkoisissa työpapereissa.
  3. Älä valitse millekään tilinpäätöserälle omaa välilehteä, vaan dokumentoi kaikkien erien tarkastus Analyysit-työpaperilla tai ulkoisissa työpapereissa.

Dokumentoitaessa tarkastusta suoraan Analyysit-työpaperille tai ulkoisissa työpapereissa pitää huomioida kuitenkin se, että STanssi-työkirjoilla riskiarviot kannanotoittain on tarkoitus dokumentoida tilinpäätöserien omilla työpapereilla.

6. Muista määrittää ja hyödyntää olennaisuus

STanssi laskee Analyysit-välilehdelle syöttämiesi tuloslaskelman ja taseen lukujen perusteella neljä vaihtoehtoista kokonaisolennaisuutta Olennaisuus-välilehdellä. Määritä, millaista kokonaisolennaisuutta ja tarkastusolennaisuutta käytät ja perustele ne tarvittaessa. Olennaisuus linkittyy näkyviin työpapereille – muista huomioida se tarkastuksen suunnittelussa, toteutuksessa ja raportoinnissa!

7. Dokumentoi yksityiskohdat asianmukaisesti ja hyödynnä valmiita laskelmia

Dokumentoi käsityksesi asiakkaasta, tekemäsi tarkastus sekä muut yksityiskohdat riittävällä mutta tarkoituksenmukaisella tavalla. Mikäli tarkastuksen yksityiskohtia on järkevämpää dokumentoida STanssin ulkopuolella, kuten suoraan asiakkaan tuottamiin raportteihin tai laskelmiin, viittaa näihin STanssissa ns. ulkoisina työpapereina.

Hyödynnä STanssiin rakennettuja valmiita täsmäytyksiä sekä tunnusluku- ja muita laskelmia, ja muokkaa niitä tarpeen mukaan sopiviksi.

Älä tuo STanssiin kuvakaappauksia, vaan tallenna kuvakaappaukset mieluummin omina tiedostoinaan. Älä myöskään upota STanssiin muita tiedostoja.

8. Dokumentoi havaitsemasi virheet ja muut havainnot

Dokumentoi havaitsemasi olennaiset virheet saman tien Virheet-välilehdellä. Muut merkittävät havainnot kannattaa kirjata ylös kullakin välilehdellä muistiinpanokenttään.

9. Hyödynnä STanssia myös tiimityöskentelyssä

STanssi soveltuu myös tiimitarkastukseen, mutta tiimiläiset eivät voi täyttää samaa työkirjatiedostoa yhtä aikaa. Tiimin työn dokumentoiminen voidaan toteuttaa eri tavoin riippuen siitä, tekevätkö tiimin jäsenet tarkastusta samanaikaisesti vai perätysten. Erilaisia vaihtoehtoja ovat mm.

  • assistentti/sihteeri alustaa työkirjan, dokumentoi oman työnsä, kuittaa tekemänsä työpaperit valmiiksi ja lähettää työkirjan päävastuulliselle, joka käy läpi tehdyn työn, tarvittaessa jatkaa tarkastusta ja suorittaa päättämistoimet
  • assistentti dokumentoi oman tarkastuksensa erillisiin työpapereihin tai omaan STanssi-työkirjakopioonsa, josta kannattaa piilottaa kaikki turhat välilehdet. Erillisiin työpapereihin tai työkirjakopioon viitataan siinä STanssi-tiedostossa, jossa pääosa tarkastuksesta dokumentoidaan.
  • koko tarkastustyön dokumentointi jaetaan kahteen tai useampaan eri työkirjaan, joita kukin tiimiläinen täyttää tahollaan. Kustakin työkirjakopiosta kannattaa piilottaa turhat välilehdet.

Päävastuullinen tilintarkastaja vastaa kuitenkin aina siitä, että kaikki tarpeellinen on tullut tarkastettua, dokumentoitua ja läpikäytyä.

10. Tallenna työkirja luotettavalla tavalla

Tallenna STanssi-työkirja tarkastuksen valmistuttua esimerkiksi pdf-muotoon, niin et tule vahingossa muokanneeksi sitä myöhemmin. Ohjeet pdf-muodossa tallentamiseen löydät käyttöohjeiden kohdasta 1.17.

Ota seuraavalla tilikaudella pohjaksi edellisen tilikauden työkirja ja tallenna se heti uudella nimellä. Ole huolellinen, ettei työkirjaan jää vanhentuneita merkintöjä!

Onko sinulla hyviä STanssi-vinkkejä, jotka haluaisit jakaa kollegoille? Voit lähettää niitä sekä palautetta ja toiveita STanssin suhteen sähköpostilla riitta.laine@tilintarkastajat.fi

Lue lisää STanssista: