Ilmiselvimmin rakenteisuudesta hyötyvät tiedon käyttäjät, kuten viranomaiset, analyytikot ja tutkijat. Myös raportoijat ja tiedon varmentajat eli tilintarkastajat voivat hyötyä tiedon rakenteisuudesta.
Kirjoittaja: Riitta Laine | Kuva: Terhi Mattila
Taloushallinnon digitalisaatiosta puhutaan paljon. Se voi tarkoittaa melkeinpä mitä vain taloudellisen tiedon sähköisyyteen tai sähköiseen käsittelyyn liittyvää. Mielestäni onkin hedelmällisempää ja täsmällisempää puhua taloudellisen tiedon rakenteisuudesta sekä rakenteisuuden hyödyistä raportoijille, tiedon käyttäjille ja tilintarkastajille.
Rakenteisuus tarkoittaa yksittäisten tietojen esittämistä koneluettavassa muodossa niin että ne on tarkasti määritelty ennakkoon sovitulla tavalla. Määrittelyyn voidaan käyttää taksonomiaa*. Esimerkiksi liikevaihdon määrä esitetään tietokentässä, joka on taksonomian mukaan konekielisesti määritelty sisältämään nimenomaan liikevaihtotiedon. Selitän taksonomiaa ja tägäämistä tarkemmin kirjoituksessani huhtikuulta 2020.
Taloudellisen tiedon rakenteisuutta voidaan tarkastella joko tapahtumatason datan tasolla tai raportointitasolla. On mahdollista, että tulevaisuudessa kaikki taloudellisen raportoinnin ketjussa syntyvä ja kulkeva data tilauksista tilinpäätökseen ja muuhun raportointiin saakka on ainakin osittain rakenteisessa muodossa.
Kaikki hyödyt eivät realisoidu heti
Taloudellisen tiedon rakenteisuudesta voidaan saavuttaa yhteiskunnassa monia hyötyjä. Osa hyödyistä realisoituu heti ja osa vasta pidemmän ajan kuluttua, kun rakenteista tietoa alkaa kertyä enemmän. Ilmiselvimmin rakenteisuudesta hyötyvät tiedon käyttäjät, kuten viranomaiset, analyytikot ja tutkijat. Myös raportoijat ja tiedon varmentajat eli tilintarkastajat voivat kuitenkin hyötyä tiedon rakenteisuudesta, koska se edistää ja tehostaa muun muassa
- tiedon käsittelyn automatisointia
- tiedon oikeellisuuden ja eheyden valvontaa
- tiedon analysoimista
- tiedon vertailua esim. eri yhteisöjen välillä
- tiedon jälkikäteistä tarkastamista.
Rakenteisuuden avulla voidaan nopeuttaa tiedon käsittelyä, hyödynnettävyyttä ja läpinäkyvyyttä taloudellisen raportoinnin kaikissa vaiheissa.
Rakenteisuuden vaatimat muutokset aiheuttavat kustannuksia ja edellyttävät uudenlaista osaamista. Kustannuksia syntyy muun muassa tietojärjestelmiin ja prosesseihin tarvittavista muutoksista. Kustannukset ja hyödyt eivät jakaannu tasapuolisesti, sillä eniten rakenteisuudesta hyötyvät tiedon käyttäjät, kun taas kustannukset kaatuvat eniten raportoijien ja ohjelmistotoimittajien niskaan – raportit vastaanottavaa PRH:ta unohtamatta. Siirtymää rakenteisuuteen on tästä syystä avitettava lainsäädännöllä.
Valvonta helpottuu ja julkisten tilinpäätösten laatu paranee
TEM antoi huhtikuussa HE-luonnoksen koskien tilinpäätöksen digitaalisuutta. Käsitykseni mukaan tavoitteena on tilinpäätöstietojen osittainen rakenteisuus. Mielestäni tilinpäätöksestä pitäisi esittää rakenteisessa muodossa vähintään tuloslaskelman ja taseen luvut ja henkilöstömäärä, sekä allekirjoittajat, tietyt taustatiedot, kuten tilikausi, yhtiön nimi ja y-tunnus, sekä tieto siitä, onko tilinpäätös tilintarkastettu.
Osittaisenkin rakenteisuuden avulla voitaisiin helpottaa yrityskokoluokan mukaisten raportointivelvollisuuksien täyttämisen ja tilintarkastusvelvollisuuden noudattamisen valvontaa. Tilintarkastusvelvollisuuden ja tilinpäätösten allekirjoittajien asianmukaisuuden valvonta tehostuisi myös, jos kaupparekisteritiedot, yhtiöjärjestystiedot ja tilintarkastajarekisteri olisivat rakenteisessa muodossa ja niitä voitaisiin konekielisesti verrata tilinpäätöstietoihin.
Rakenteisen tilinpäätöksen käyttöönoton myötä voitaisiin siirtyä noudattamaan “yhden luukun periaatetta” eli tilinpäätösten toimittamista viranomaiselle yhdellä kertaa täydellisinä, eheinä, tilintarkastettuina, vahvistettuina ja ilman, että niihin on liitetty mitään ylimääräistä. Tämä helpottaisi sekä raportoimista että viranomaisten tiedonsaantia, eikä mielestäni olisi lainkaan hassumpaa tilinpäätöstiedon hyödyntämisen kannalta, jos tilinpäätökset päätyisivät julkiseen rekisteriin hieman nykyistä pikaisemmin.
*Rakenteisuuden takana on etukäteen rakennettu ja tiedossa oleva taksonomia eli koodisto, jossa jokainen yksityiskohta ja niiden väliset suhteet on tarkasti määritelty. Käytössä olevia taloushallinnon taksonomioita ovat mm. listayhtiöiden ESEF-taksonomia ja Valtiokonttorin ylläpitämä SBR-taksonomia osakeyhtiön tilinpäätökselle. ST on rakentanut taksonomian tilintarkastuskertomukselle.
