Kirjoittaja: Riitta Laine
Valtaosa suomalaisista kirjanpidoista ja osakirjanpidoista on osittain tai kokonaan sähköisessä muodossa. Kun kirjanpidon data ja muu tilintarkastuksessa käytettävä aineisto on sähköisessä muodossa, on sitä mahdollista myös tarkastaa sähköisin menetelmin, kuten data-analytiikalla.
Pk-tilintarkastuksessa voi monesti käyttää otantaa tai harkinnanvaraisia pistokokeita. Kun tilintarkastajalla on pääsy kirjanpidon ohjelmistoon, hän voi selata tositteita, ajaa raportteja, tehdä hakuja, sortata dataa ja porautua haluamiinsa kohtiin tausta-aineistoa myöten. Tällainenkin tarkastus voi olla tehokasta ja riittävää.
Kuitenkin mitä enemmän dataa on (esim. pääkirjavientejä, ostolaskuja tai myyntilaskuja) ja mitä moninaisempia tarkastustoimenpiteitä tilintarkastaja haluaa datalla tehdä, sen todennäköisemmin hänen kannattaa hyödyntää data-analytiikkaa. Kaikkien tilintarkastajien kannattaakin lisätä data-analytiikka työkalupakkiinsa!
Sähköistä dataa pitää muokata
Jos tilintarkastaja haluaa pyörittää dataa Excelissä tai muussa datan analysoimiseen tarkoitetussa ohjelmistossa, hänen täytyy joko ajaa data itse kirjanpidon ohjelmistosta tai pyytää sitä asiakkaalta. Data pitää monesti muokata analysointiin sopivaksi. Esimerkiksi rahamäärien tulee olla tyypiltään euroja, jotta laskutoimitukset, automaattinen vertaaminen ja sorttaaminen ovat mahdollisia.
Tilintarkastaja voi käyttää datan muokkaamiseen itse rakentamiaan Excel-makroja tai markkinoilla olevia työkaluja. Muokkaamisen voi myös delegoida robotille, mikä lisäksi robotin voi ohjeistaa noutamaan datan ohjelmistosta ja alustamaan tarkastustoimenpiteitä.
Tutustu myös uuteen robotiikkajäsenetuumme!
Sähköisen datan käyttöön liittyy haasteita
Datan tehokas sähköinen tarkastaminen voi olla haaste tilintarkastajalle, koska eri kirjanpidon ohjelmistoista data tulee ulos eri tiedostomuodoissa tai muutoin erilaisessa muodossa (esim. tietokentän tyyppi tai tositteen rivitys). Data ei aina ole sellaisenaan analysointikelpoista, vaan sitä pitää muokata. Muokkaaminen voi olla työlästä tai siihen ei ole sopivia työkaluja tai osaamista.
Tilintarkastajien näkökulmasta olisi ihanteellista, jos kaikista kirjanpidon ohjelmistoista saisi dataa ulos samassa muodossa (esim. XBRL). Tämä ei kuitenkaan tule olemaan realiteetti ainakaan muutamaan vuoteen.
Sähköinen analysointi voi parantaa tehokkuutta
Voidakseen tehokkaasti hyödyntää sähköistä kirjanpidon dataa tilintarkastuksessa tilintarkastajan pitää tietää
- mihin riskeihin kannanottotasolla hän haluaa vastata eli mitä hän haluaa dataa käyttämällä tarkastaa
- mitä dataa tähän tarvitaan
- miten data ajetaan eri ohjelmistoista
- miten data muokataan käyttökelpoiseen muotoon analyysia varten
- miten dataa käytetään analyysissa eli mitä analysoidaan
- miten tuloksia tulkitaan ja mikä on johtopäätös, sekä
- saatiinko toimenpiteellä riittävästi oikeanlaista evidenssiä.
Datan sähköinen analysoiminen ei ole itseisarvo tai tilintarkastusprosessista erillinen toimenpide, vaan siitä on oltava hyötyä evidenssin hankkimisen kannalta. Data-analyysilla on mahdollista kattaa otantaa tai harkinnanvaraisia pistokokeita laajempi – jopa 100 % – osa tarkastettavasta populaatiosta, jolloin evidenssiä yleensä saadaan enemmän. Data-analyysi on myös manuaalista tarkastusta nopeampaa.
Tämä kaikki lisää tilintarkastuksen tehokkuutta ja parhaimmillaan myös parantaa sen laatua. Sähköisen analyysin tulosten jakaminen asiakkaan kanssa auttaa asiakasta korjaamaan virheet sekä parantamaan prosessejaan ja kirjanpitonsa laatua, joten analyysilla voidaan tuottaa asiakkaallekin lisäarvoa.
Tule mukaan opettelemaan sähköisen kirjanpitodatan hyödyntämistä
Toukokuussa alkavan tilintarkastajien koulutuskiertueen yhtenä aiheena on sähköisen taloushallinnon datan hyödyntäminen pk-yritysten tilintarkastuksissa. Aiemmin tilintarkastajana toiminut Ville Anttila käy koulutuksessa läpi
- yleisimpien pk-sektorilla käytettävien taloushallintojärjestelmien datan sekä raporttien ominaispiirteitä
- aineiston muokkausta tilintarkastuksessa käyttökelpoiseen muotoon, sekä
- muokatun datan hyödyntämistä tilintarkastuksessa.
Koulutus sisältää käytännön esimerkkejä ja vinkkejä.
Sähköisen aineiston voi myös pyytää valmiina
Jos datan haluaa pyytää asiakkaalta, voi hyödyntää talvella julkaisemaamme digitaalisen aineiston tietopyyntömallia. Malli kattaa ohjeet pääkirjan, tuloslaskelman ja taseen sekä tilikartan toimittamiselle ja sisältää datakentät (esim. Tilin nimi tai Debet) sekä datakentän tyypit (esim. Teksti tai Numero).
Kattavamman aineistopyyntömallin tarjoaa SFS Suomen Standardit, joka on julkaissut suomeksi ISO 21378 Audit Data Collection -standardin. Standardi on laadittu kirjanpidon aineiston sisällölle ja esitysmuodolle erityisesti tilintarkastuksen tarpeista lähtien.
Lue lisää:
- Digitaalisen aineiston tietopyyntö -malli
- Saila Vartia: Käsityksen muodostaminen yrityksen IT-ympäristöstä
- Ville Anttila: Sähköisen taloushallinnon datan hyödyntäminen pk-yritysten tilintarkastuksissa
- Pertti Ojala: Vakiomuotoinen tilintarkastusaineisto helpottaa data-analytiikkaa
- Riitta Laine: Data-analytiikka pienissä tilintarkastustoimeksiannoissa
