Vakiomuotoinen tilintarkastusaineisto helpottaa data-analytiikkaa

Tilintarkastuksen yhteydessä tehtävä data-analytiikka on lisääntynyt viime vuosina merkittävästi. Data-analytiikassa hyödynnettävän aineiston hankkimiseen liittyy kuitenkin haasteita.

Kirjoittaja: Pertti Ojala | Kuva: Vesa Sammalisto

Tilintarkastuksen yhteydessä tehtävä data-analytiikka on lisääntynyt viime vuosina merkittävästi. Suurin kehitys on tapahtunut itse analytiikassa, jonka avulla on nykypäivänä mahdollista suorittaa hyvin monipuolisia tilintarkastusta hyödyttäviä analyyseja asiakkaalta saadun aineiston pohjalta.

Analyyseihin tarvittavan aineiston hankkiminen on kuitenkin sellainen data-analytiikan osa-alue, jonka kehitys raahaa varsinaisen analytiikan kehittymisen perässä. Aineiston hankkimisen hankaluus rajoittaa data-analytiikan hyödyntämistä erityisesti pienissä tilintarkastusasiakkaissa.

Vakiomuotoinen aineisto helpottaisi data-analytiikkaa

Yksi merkittävimmästä aineiston hankkimiseen liittyvistä haasteista on se, että eri taloushallinnon tietojärjestelmistä saatava data on erilaista. Tämä johtaa siihen, että tietojen saaminen erilaisista asiakkaiden järjestelmistä analysoitavaksi sopivaan muotoon on työlästä. Tilintarkastajan näkökulmasta olisikin erittäin hyödyllistä, jos eri järjestelmistä saatava tieto olisi valmiiksi vakiomuotoista.

Vakiomuotoisen datan hyötyjä tilintarkastuksen kannalta olisivat mm. seuraavat

  • Tilintarkastajan aineistopyynnöt ja aineiston poiminta voisivat olla samanlaisia järjestelmästä ja tilintarkastajasta riippumatta.
  • Tilintarkastusasiakkaan olisi selvästi helpompaa poimia ja toimittaa haluttu aineisto tilintarkastusta varten tai tilintarkastajan itsensä olisi selvästi helpompaa poimia aineisto.
  • Tilintarkastusta varten tarvittavan aineiston hankintaa ja muokkaamista olisi helpompi automatisoida.
  • Tilintarkastajan olisi helpompi tuoda vakiomuotoista aineistoa omiin analyysiohjelmistoihinsa.
  • Tilintarkastajan vaihtuessa aineiston poimintaa ei olisi tarpeen suunnitella uudelleen.

Vakiomuotoinen data mahdollistaisi nykyistä laajamittaisemman data-analytiikan hyödyntämisen myös pienemmissä tilintarkastusasiakkaissa ja helpottaisi sähköisen kirjanpidon ketjun jatkamista myös digitaaliseen tilintarkastukseen. Kaikki tämä edesauttaisi entistä laadukkaamman tilintarkastuksen suorittamista.

Aineiston standardisointihankkeita meneillään

Vaikka aineiston vakiomuotoisuuden edistäminen on edennyt hitaasti, niin käynnissä on kuitenkin hankkeita, joiden avulla eri tietojärjestelmistä saatavaa dataa pyritään standardoimaan. Osa näistä hankkeista pyrkii standardoimaan tilinpäätöstason dataa, kuten listayhtiöiden ESEF-raportointivaatimukset ja Patentti- ja rekisterihallituksen iXBRL -tilinpäätöksiin liittyvä hanke. Kunnille puolestaan on tulossa velvollisuus toimittaa vakiomuotoista talousraportointia joko XBRL- tai CSV-muodossa Valtiokonttorille keväästä 2021 alkaen.

Näitä hankkeita yhdistää XBRL-tietomuoto, joka näyttää muodostuvan yleisimmin käytetyksi standardiksi ainakin tilinpäätöstason raportoinnissa viranomaisille.

Tilintarkastuksen kannalta erityisen mielenkiintoista on kansainvälisen ISO-standardoimisjärjestön komitean ”ISO/TC 295 Audit Data Services” puitteissa tehty työ. Kyseinen komitea on laatinut standardin kirjanpidon aineiston sisällölle sekä esitysmuodolle erityisesti tilintarkastuksen tarpeisiin. ISO 21378 Audit Data Collection -standardi julkaistiin marraskuussa 2019, ja sen kehittämisessä on ollut mukana myös ISO:n suomalainen jäsenjärjestö SFS. Myös Suomen Tilintarkastajat ry on suomalaisen SFS-työryhmän jäsen.

Pohjoismaisella tasolla on puolestaan pyritty edistämään erityisesti pienten yritysten digitalisaatiota Nordic Smart Government -hankkeessa. Hankkeen tavoitteena on ollut edistää taloustiedon automatisointia ja hyödyntämistä yritysten kesken ja yrityksiltä viranomaisille. Myös tilintarkastajat voivat olla tämän hankkeen hyötyjiä pidemmällä tähtäimellä.

Muutos ei etene vapaaehtoispohjalta

Tällä hetkellä ainoat aineiston standardointiin liittyvät hankkeet, jotka pakottavat tilintarkastusasiakkaita muutoksiin ovat ESEF-hanke, joka koskee alkuvaiheessa vain listayhtiöiden tilinpäätösten tiettyjä osia, sekä kuntien talousraportoinnin standardointihanke, joka sekin koskee vain rajatun asiakasjoukon tiettyä aineistoa.

Muilta osin pakkoa ei ole näköpiirissä. Muutosta ei tule, ellei muutoksessa avainasemassa olevilla ohjelmistotoimittajilla ole riittävää motivaatiota tehdä muutoksia omiin järjestelmiinsä.

Tilintarkastajille olisi erittäin hyödyllistä paitsi tilinpäätöstason aineiston standardointi, niin myös kirjanpidon ja muun taloushallinnon tapahtumatasoisen aineiston standardointi. Myös raportoijille itselleen tästä olisi hyötyä.

Olisiko nyt aika sille, että tilintarkastajat alkaisivat vaatia asiakkailtaan vakiomuotoista XBRL-aineistoa entistä painokkaammin? Tilintarkastajien lisääntyvät aineistopyynnöt koskien tilinpäätösten ja liiketapahtumien vakiomuotoisuutta voisi saada muutokseen vauhtia.

– Pertti Ojala, Senior Manager, Quality and Regulation, KPMG

Pertti Ojala on yksi esiintyjistä Suomen Standardisoimisliitto SFS ry:n 18.5.2021 järjestämässä webinaarissa Sujuvaa tarkastusta – rakenteinen aineisto tilintarkastuksessa ja verotarkastuksessa.

Lue lisää: