Yhteisön on etsittävä itselleen sopiva PRH:n auktorisoima tilintarkastaja, jolta pitää saada suostumus tehtävään. Valinta tehdään muodollisesti yhteisön ylimmän päättävän elimen, kuten yhteisökokouksen, toimesta.
Ennen tilintarkastajan muodollista valintaa tulee yhteisölle löytää sopiva tilintarkastaja, joka PRH:n hyväksymä.
Oikea ja sopiva tilintarkastaja
Kuka tahansa henkilö tai yhtiö ei voi toimia tilintarkastajana. Tilintarkastajana voi toimia vain Patentti- ja rekisterihallituksen hyväksymä henkilö tai tilintarkastusyhteisö. Kaikki tilintarkastajat löytyvät PRH:n tilintarkastajarekisteristä.
Tilintarkastuslaissa tai yhteisön omissa määräyksissä voi olla määräyksiä KHT-tilintarkastajan, varatilintarkastajan tai useamman kuin yhden tilintarkastajan valitsemisesta. Tällaiset määräykset tulee huomioida tilintarkastajan valinnassa.
Yhteisön on hyvä huomioida tilintarkastajan valinnassa myös mm. tämän osaaminen ja kokemus kyseisestä yhteisömuodosta, toimialasta sekä toimimisesta konsernimuodossa, useissa eri maissa tai säädellyillä markkinoilla.
Varatilintarkastaja ja päävastuullinen tilintarkastaja
Jos tilintarkastajaksi valitaan yksittäinen henkilö eli HT-, KHT- tai JHT-tilintarkastaja, pitää hänelle valita varatilintarkastaja.
Jos tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö, varatilintarkastajaa ei tarvita. Tilintarkastusyhteisö nimeää päävastuullisen tilintarkastajan, joka vastaa tarkastuksesta ja allekirjoittaa tilintarkastuskertomuksen. Varamiehitys hoituu tarvittaessa tilintarkastusyhteisön sisällä.
Tilintarkastajan suostumus ja riippumattomuus
Ennen tilintarkastajan muodollista valintaa häneltä pitää saada suostumus tehtävään. Myös varatilintarkastajalta tarvitaan suostumus. Suostumus voidaan antaa suullisesti tai kirjallisesti.
Ennen suostumuksen antamista tilintarkastaja arvioi riippumattomuuttaan yhteisöstä. Jos edellytykset riippumattomaan toimintaan puuttuvat tai tilintarkastaja on muuten esteellinen, hän ei voi suostua yhteisön tilintarkastajaksi.
Tilintarkastajalta voi ennen valintaa pyytää myös tarjousta tai hinta-arviota tilintarkastuksesta.
Tilintarkastajan muodollinen valinta
Tilintarkastajan valitsee yhteisön tai säätiön ylin päättävä elin, kuten yhtiökokous tai yhdistyksen kokous. Hallitus, toimitusjohtaja tai isännöitsijä eivät voi valita tilintarkastajaa.
Tilintarkastajan valinta kirjataan kokouksen pöytäkirjaan ja siitä tulee ilmetä selkeästi ketkä tilintarkastajiksi (ja varatilintarkastajiksi) on valittu. Jos tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö, on päätöksessä tapana mainita myös päävastuullisen tilintarkastajan nimi.
Pöytäkirjalta on hyvä käydä ilmi myös, mille tilikaudelle valinta kohdistuu. Jos kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva valinta, on hyvä kirjata, mistä tilikaudesta toimeksianto alkaa.
Yleensä tilintarkastaja valitaan tekemään tilintarkastus. Yhteisöissä, jotka on vapautettu tilintarkastusvelvollisuudesta, voidaan tilintarkastaja valita tekemään tilintarkastuksen sijasta yleisluonteinen tarkastus. Asunto-osakeyhtiössä, yhdistyksessä ja osuuskunnassa voidaan tietyissä tilanteissa suorittaa tilintarkastuksen sijaan toiminnantarkastus. Mikäli tilintarkastajan halutaan tekevän muu kuin tilintarkastus, tulee asiasta sopia hänen kanssaan ennen valintaa ja kirjata asia selkeästi pöytäkirjalle.
Eri yhteisömuodoilla on omat säännöksensä siitä kuka tai mikä tilintarkastajan valinnasta päättää.
Valinnan ilmoittaminen tilintarkastajalle
Valitulle tilintarkastajalle on hyvä ilmoittaa toteutuneesta valinnasta kokouksen jälkeen sekä sopia tilintarkastuksen ehdoista ja käytännön asioista.
Tilintarkastajan valinnan rekisteröinti
Yhteisön tulee rekisteröidä tilintarkastajan valintaa koskevat tiedot kaupparekisteriin. Kaupparekisteritiedot on pidettävä ajan tasalla.
