Tilintarkastukseen on hyvä valmistautua huolella, jotta se sujuisi mahdollisimman tehokkaasti ja mukavasti. Osa valmistautumista on aikatauluista sopiminen ajoissa, mutta myös tilintarkastuksessa tarvittavasta aineistoista ja sen toimitustavasta on hyvä sopia etukäteen.
Tilintarkastustoimeksiannon ehdoista sopiminen
Kun tilintarkastaja on valittu, on valinnasta hyvä ilmoittaa tilintarkastajille mahdollisimman pian.
Tämän jälkeen tilintarkastaja valmistelee nk. toimeksiantokirjeen, jolla tilintarkastustoimeksiannon ehdoista sovitaan kirjallisesti. Toimeksiantokirje voidaan laatia erikseen jokaiselta tilikaudelta tai se voi olla voimassa toistaiseksi. Tilintarkastaja muokkaa toimeksiantokirjettä tapauskohtaisten vaatimusten, olosuhteiden ja asiakkaan erityispiirteiden mukaan.
Ehdoista sovitaan eli toimeksiantokirjeen allekirjoittavat tilintarkastajan lisäksi se taho, joka vastaa yhteisön tilinpäätöksen laatimisesta, tilinpäätöksen laatimiseen liittyvästä sisäisestä valvonnasta sekä tietojen antamisesta tilintarkastajalle. Osakeyhtiössä nämä tahot ovat hallitus ja toimitusjohtaja.
Esimerkki osakeyhtiön toimeksiantokirjeestä.
Tilintarkastajan vastuut ja velvollisuudet
Tilintarkastajan velvollisuuksista tilintarkastuksessa kerrotaan toimeksiantokirjeen lisäksi tilintarkastuskertomuksessa. Tilintarkastajalla on salassapitovelvollisuus (TTL 4:8 §), vahingonkorvausvelvollisuus (TTL 10:9 §) sekä velvollisuus säilyttää tilintarkastusta koskevat asiakirjat kuuden vuoden ajan (TTL 4:4 §). Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) näkökulmasta hän on tilintarkastuksen yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä.
Tilintarkastaja noudattaa ammattieettisiä periaatteita ja hyvää tilintarkastustapaa.
Tilintarkastajalla on pääsyoikeus yhteisön tietoihin
Tilintarkastus voidaan suorittaa asiakkaan tiloissa, tilitoimistossa, tilintarkastajan omalla toimistolla tai vaikka mökkilaiturilta. Oleellista on, että tilintarkastajalla on pääsy tilintarkastuksessa tarvittaviin aineistoihin. Aineistoon voi sisältyä myös henkilötietoihin tai palkkoihin liittyviä dokumentteja, tai liikesalaisuuksina pidettävää aineistoa.
Tilintarkastajalle voidaan myöntää pääsyoikeus sähköiseen taloushallinnon järjestelmään etäkäyttöoikeutena tai aineisto voi olla myös mapeissa. Myös erilaiset välimallit näiden välillä ovat mahdollisia.
Aineiston toimittamisesta kannattaa sopia etukäteen hyvissä ajoin ja varmistaa myös, että tilintarkastajalle on myönnetty järjestelmiin riittävät oikeudet riittävän pitkäksi ajaksi tilintarkastuksen tekemistä varten.
Tilintarkastuksessa tarvittavat aineistot ja tiedot
Asiakkaat ja heidän tilinpäätöksensä ovat erilaisia, joten jokainen tilintarkastuskin on erilainen. Tilintarkastuksessa tarvittava aineisto voi siten vaihdella asiakkaittain ja tilikausittain. Jokaisella tilintarkastajillakin on oma tapansa tarkastaa, ja tilintarkastajan vaihtuessa kannattaakin varmistaa, millaista aineistoa uusi tilintarkastaja tarvitsee.
Moni tilintarkastaja lähettää asiakkaalle luettelon tarvittavasta aineistosta, mutta yleensä tarkastuksessa tarvitaan vähintään
- tilikauden kirjanpitoaineisto
- tilikauden hallintoaineisto
- toimintakertomus
- tilinpäätös sekä siihen liitettävät ja sen laatimiseen käytetyt asiakirjat, kuten tase-erittelyt ja liitetietotositteet
- tilikohtainen tuloslaskelma ja tase sekä pääkirja ja päiväkirja
Riippuen siitä, millaisia eriä tilinpäätöksessä esitetään ja mitä tilikauden aikana on tapahtunut, pitenee ja täsmentyy aineistoluettelokin. Tilintarkastaja pyytää aineistoa usein myös tilikauden päättymisen jälkeiseltä ajalta.
